Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Wartość umowy to jedno z najważniejszych pól rejestru – i jedno z najczęściej źle wypełnianych. To wartość wynikająca z umowy w chwili jej zawarcia, a nie kwota faktycznie wydana.

Jakie są podstawowe zasady?

• bez VAT – jeśli VAT dotyczy danej umowy, podajesz wartość netto,
• w złotych z groszami – także przy umowie zawartej w walucie obcej,
• cały zakres – ze wszystkimi elementami przedmiotu umowy, w tym opcjami i wznowieniami,
• cały okres – za cały okres obowiązywania umowy na czas oznaczony,
• 48 miesięcy – przy umowie na czas nieoznaczony podajesz wartość za pierwsze 48 płatnych miesięcy,
• niezależnie od źródła finansowania – liczy się wartość umowy, a nie to, kto płaci.

Nie wlicza się zamówień podobnych ani uzupełniających – wymagają odrębnych umów, więc trafią do rejestru osobno.

Co to są opcje i wznowienia?

Pojęcia pochodzą z Prawa zamówień publicznych:

• opcja – zapisane w umowie prawo jednostki do rozszerzenia (lub zmniejszenia) zakresu zamówienia,
• wznowienie – ponowne wykonanie tych samych dostaw lub usług przewidzianych w pierwotnej umowie.

Ani opcja, ani wznowienie nie wymagają zmiany umowy. Dlatego ich wartość wlicza się od razu – nawet jeśli jednostka ostatecznie z nich nie skorzysta.

Umowa zlecenia z osobą prywatną

Wartość obejmuje wynagrodzenie wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne finansowanymi przez zleceniobiorcę (potrącanymi z jego wynagrodzenia). Nie obejmuje kosztów pochodnych ponoszonych przez jednostkę: jej części składek, składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Umowa bez wskazanej kwoty

Nawet gdy umowa nie podaje wartości, jednostka ma limit wydatków na nią – wynika to z zasad zaciągania zobowiązań (art. 46 ustawy o finansach publicznych). Wpisz łączną kwotę, jaką jednostka zamierza przeznaczyć na umowę w całym okresie (albo przez 48 miesięcy przy umowie bezterminowej). Przykład: umowa z bankiem na obsługę rachunków, w której opłaty zależą od cennika i sald. Sposób oszacowania opisz w polu „Opis wartości umowy”.

Umowa barterowa

Wymiana świadczeń bez pieniędzy też ma wartość. Punktem odniesienia jest wartość świadczenia wykonawcy, oszacowana na wiarygodnej podstawie i zbliżona do wartości rynkowej.

Umowa zawarta przez centralnego zamawiającego

Każda jednostka wpisuje tylko tę część wartości, która obciąża jej plan finansowy. Przy umowie na 1 mln zł, z której na jednostkę przypada 20 tys. zł, ta jednostka wpisuje 20 tys. zł.

Czy wartość aktualizuje się według zapłaconych faktur?

Nie. Wartość nie zależy od tego, ile jednostka wydała – istotny jest moment zawarcia umowy. Zdarzają się umowy, w których nie ma żadnego wydatku (na przykład po odstąpieniu od umowy), i umowy, których wartość składa się z wielu miesięcznych płatności.

Kiedy zmienić wartość umowy?

Gdy zmienia się umowa, na przykład aneks zwiększa zakres lub wynagrodzenie. Zmianę wprowadza się jako aktualizację z przyczyną „aneks do umowy” – zobacz Aneks, wypowiedzenie, cesja – jak zaktualizować umowę?. W umowach na czas nieoznaczony wartość można zmieniać tylko w ciągu pierwszych 48 miesięcy.

Format wartości w API

Przy publikacji przez API wartość przekazuje się jako tekst z dokładnie dwoma miejscami po kropce, na przykład 1000.00 albo 0.05. Wartości typu 100, 100.1 czy 100,10 zostaną odrzucone. Maksymalna wartość to 1000000000000.00.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.