Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Publikacja umowy w systemie odbywa się w dwóch etapach: pracownik z rolą wprowadzającego wypełnia formularz i przekazuje go dalej, a pracownik z rolą publikującego sprawdza dane i publikuje umowę. Formularz ma cztery kroki.

Krok 1. Podstawowe dane umowy

Po wybraniu kontekstu kliknij w menu „Umowy”, a następnie „Wprowadź informacje o umowie”. Uzupełnij:

• numer umowy – jeśli go nadano, albo zaznacz, że umowa nie ma numeru. Nie ma narzuconego wzoru, zablokowano tylko niedozwolone znaki,
• datę zawarcia – dzień złożenia oświadczenia woli przez ostatnią stronę, wybrany z kalendarza,
• okres obowiązywania – oznaczony (liczba i jednostka czasu albo daty graniczne, które system przeliczy) lub nieoznaczony,
• komórkę wewnętrzną – pole nieobowiązkowe, ułatwia wyszukiwanie umów poszczególnych wydziałów.

Po kliknięciu „Zapisz” umowa dostaje numer systemowy i status „Robocza”.

Krok 2. Strony umowy

Pierwszą stroną jest automatycznie Twoja jednostka. Kolejne dodasz przyciskiem „Dodaj stronę”, wybierając rodzaj:

• jednostka sektora finansów publicznych albo przedsiębiorca z Polski – wybierz wyszukiwanie po NIP lub REGON, wpisz numer i kliknij „Pobierz dane”. Dane uzupełnią się z bazy REGON,
• przedsiębiorca z zagranicy – wpisz ręcznie nazwę i adres siedziby,
• osoba fizyczna bez działalności gospodarczej – tylko imię i nazwisko.

Przedsiębiorcą jest każdy podmiot prowadzący we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową (także fundacja czy stowarzyszenie sprzedające usługi). Możesz zaznaczyć, że wykonawcy działają jako konsorcjum, i – jeżeli jest podstawa prawna – wyłączyć jawność danych strony.

Krok 3. Przedmiot, wartość i finansowanie

• przedmiot umowy – zwięzły opis zgodny z umową, pozwalający zrozumieć, co kupiono. Unikaj danych osobowych i informacji wrażliwych,
• wartość umowy – w złotych, z groszami, bez VAT – zobacz Jak ustalić wartość umowy?,
• opis wartości – nieobowiązkowy, przydatny, gdy wartość szacowano, na przykład przy umowie z bankiem albo barterze,
• finansowanie ze środków unijnych lub zagranicznych – tak albo nie.

Przedmiot i wartość także mogą zostać wyłączone z jawności.

Krok 4. Status i aktualizacje

Przy pierwszym wprowadzaniu umowy ten krok zostawiasz bez zmian – jest od razu oznaczony na zielono. Wypełnia się go przy zmianach umowy albo gdy wprowadzasz umowę już zakończoną.

Wskazówka. Kroki wypełnione poprawnie są zielone, niekompletne – czerwone. W prawym dolnym rogu działa asystent: po najechaniu na czerwone kółko z białym krzyżykiem zobaczysz, czego brakuje. Komunikaty ostrzegawcze nie blokują dalszej pracy.

Przekazanie umowy do publikacji

Wprowadzający klika „Przekaż”, wybiera publikującego, który dostanie powiadomienie, i potwierdza. Umowa ma status „Przekazana do publikacji” i pojawia się w „Wykazie umów do publikacji”.

Zwrot do poprawy

Publikujący otwiera umowę z wykazu, klika „Edytuj”, a potem „Zwróć”. Opisuje, co trzeba poprawić, i wskazuje od jednej do trzech osób z rolą wprowadzającego.

Publikacja

Publikujący sprawdza dane, klika „Edytuj”, a następnie „Opublikuj” i potwierdza. Umowa dostaje status „Opublikowana”, a w ciągu do 20 minut pojawia się na publicznej stronie rejestrumow.gov.pl.

Formularz jest zablokowany

Formularz, który edytuje jedna osoba, jest zablokowany dla innych. Jeżeli ktoś zostawił otwartą edycję, użytkownik z rolą administratora JSFP może go odblokować przyciskiem „Odblokuj” w podglądzie umowy.

Jakie statusy procesowe ma umowa?

• Robocza – wprowadzona, nawet niekompletna,
• Przekazana do publikacji – czeka na weryfikację,
• Weryfikowana – publikujący ją sprawdza,
• Opublikowana – widoczna publicznie,
• Usunięta przed publikacją – zrezygnowano z jej wprowadzania,
• Wycofana z publikacji – usunięta z widoku publicznego.

Przy zmianach opublikowanej umowy statusy mają przedrostek „Zmieniana”, na przykład „Zmieniana – Przekazana do publikacji”. Status procesowy to coś innego niż status umowy („aktywna” albo „nieaktywna”).

Wykaz umów i eksport

W „Wykazie umów” zobaczysz wszystkie umowy jednostki we wszystkich statusach. Możesz je filtrować przyciskiem „Filtry” i pobrać do pliku xlsx. Każda umowa ma „Historię zmian” z informacją, kto, kiedy i co zmienił – zmienione pola są wyróżnione na żółto.

Umowy można też publikować automatycznie z systemu dziedzinowego jednostki przez API – zobacz Jak zintegrować system z CRU JSFP przez API?.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.