Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Konto podmiotu to element systemu Tożsamość, który pozwala działać w imieniu osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej. Dzięki niemu system wie, kto jest nadawcą wniosku, komu doręczyć korespondencję z sądu i komu udostępnić informacje. Konto podmiotu umożliwia dwustronną komunikację między organizacją a sądem. Jeśli zalogujesz się w kontekście konta podmiotu, w widoku „Moje sprawy” zobaczysz wszystkie sprawy powiązane z tym podmiotem, a nie tylko te, które złożyłeś osobiście.

Role na koncie podmiotu

Na koncie podmiotu występują trzy role. Właściciel konta to sam podmiot, czyli na przykład fundacja. Administrator konta to osoba fizyczna wskazana w zgłoszeniu podpisanym przez osoby uprawnione do reprezentacji albo dodana przez innego aktywnego administratora. Administrator zarządza kontem i nadaje uprawnienia. Użytkownik konta to osoba wskazana przez administratora, która może wykonywać na koncie czynności przewidziane w systemach dziedzinowych, na przykład przygotowywać pisma, wysyłać je i odbierać korespondencję. Do konta podmiotu może być przypisanych kilku administratorów.

Taki podział jest bardzo praktyczny w organizacjach pozarządowych. Prezes zarządu może pozostać administratorem, a przygotowanie wniosków powierzyć koordynatorowi biura lub księgowej jako użytkownikowi konta. Dokument i tak musi podpisać osoba uprawniona do reprezentacji, ale cała praca przygotowawcza odbywa się w jednym, wspólnym miejscu.

Tryb uproszczony – nowość od 9 kwietnia 2026 r.

Według komunikatu z 9 kwietnia 2026 r. podmioty wpisane do KRS mogą zakładać konto podmiotu w trybie uproszczonym. Z tej ścieżki może skorzystać osoba wpisana do KRS z numerem PESEL jako uprawniona do reprezentowania podmiotu, na przykład członek zarządu, likwidator czy syndyk, a także osoba widniejąca na liście adwokatów, prawników zagranicznych albo radców prawnych. Formularz pozwala również przejąć istniejące konto podmiotu przekształcanego, z którego powstał nowy podmiot.

Najważniejszy warunek techniczny: do Twojego konta osoby fizycznej musi być przypisany numer PESEL. Jeśli go nie ma, system wyświetli komunikat, że obsługa zgłoszenia w trybie uproszczonym nie jest możliwa, i odeśle Cię do zwykłego zgłoszenia.

1. Zaloguj się do PRS w kontekście własnego konta, wybierz panel „Tożsamość / Dane konta” i uruchom aplikację Tożsamość.
2. W panelu „Nawigacja” wybierz „Zarządzane konta podmiotów”, a następnie w panelu „Opcje” kliknij „Zgłoś potrzebę” i pozycję „Założenia konta podmiotu wpisanego do KRS w uproszczonym trybie”.
3. Wpisz numer KRS i wybierz „Sprawdź dane”. System sprawdzi, czy dla tego numeru można założyć konto, i czy jesteś osobą uprawnioną.
4. Jeśli podmiot powstał w wyniku przekształcenia, a w systemie istnieje konto podmiotu przekształcanego, zdecyduj, czy chcesz je przejąć, czy założyć nowe konto. Przejęcie polega na zmianie danych dotychczasowego konta na dane nowego podmiotu.
5. W sekcji „Dane podmiotu” wpisz adres e-mail, którym posługuje się podmiot, i zaznacz oświadczenie o posiadaniu uprawnienia.
6. W sekcji „Administratorzy” dodaj co najmniej jednego administratora, podając identyfikator jego konta, imię i nazwisko.
7. Wybierz „Wyślij” i potwierdź. System zweryfikuje zgłoszenie i wyświetli komunikat o utworzeniu lub przejęciu konta albo o przyczynie odmowy.

Na co uważać. Jeśli konto podmiotu przekształcanego ma przypisany numer NIP, a zdecydujesz się założyć nowe konto zamiast przejąć stare, nowe konto zostanie utworzone bez numeru NIP. Dodać go będzie mógł wyłącznie administrator systemu Tożsamość. Zanim wybierzesz wariant, sprawdź, czy przejęcie nie będzie prostsze.

Zwykłe zgłoszenie potrzeby założenia konta podmiotu

Jeżeli nie spełniasz warunków trybu uproszczonego, na przykład działasz na podstawie pełnomocnictwa albo podmiot nie jest wpisany do KRS, skorzystaj ze standardowego zgłoszenia. Znajdziesz je w tym samym miejscu: „Zarządzane konta podmiotów”, następnie „Zgłoś potrzebę” i „Założenia konta podmiotu”. Formularz składa się z pięciu sekcji: informacji o koncie, danych identyfikacyjnych podmiotu, załączników, administratorów i uzasadnienia.

W danych identyfikacyjnych podajesz adres e-mail podmiotu, nazwę, formę prawną, siedzibę i identyfikator, na przykład numer KRS lub NIP. Dla polskich identyfikatorów państwo nadania uzupełnia się automatycznie. Możesz dodać kilka identyfikatorów. W załącznikach dołączasz dokumenty potwierdzające, że osoby składające zgłoszenie mogą reprezentować podmiot – organ weryfikuje zgłoszenie wyłącznie pod tym kątem. Pojedynczy plik może mieć do 10 MB, a dopuszczalne formaty to m.in. PDF, DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT, JPG, PNG, TIFF, XLS, XLSX, ODS i XML.

Po uzupełnieniu uzasadnienia wybierasz „Przekaż do weryfikacji”. Zgłoszenie otrzymuje status „Zarejestrowane” i jest porównywane z danymi w KRS oraz w Centralnym Rejestrze Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników. Jeśli dane się nie zgadzają, status zmieni się na „Do korekty”. Wtedy w menu podręcznym wybierasz „Koryguj”, a system pokaże różnice zaznaczone na czerwono. Przyciskiem „Zastosuj” przyjmujesz dane z rejestru, po czym wysyłasz zgłoszenie ponownie – stare otrzymuje status „Odrzucone”, a w jego miejsce pojawia się nowe, skorygowane. Zgłoszenie o statusie „Zarejestrowane” albo „Do korekty” możesz też wycofać.

Zgłoszenie KP przy wniosku do KRS

Trzecia droga to zgłoszenie KP, czyli zgłoszenie potrzeby utworzenia lub przejęcia konta podmiotu składane razem z wnioskiem w e-formularzach KRS. Jest dostępne przy wniosku o rejestrację, o zmianę danych, o wykreślenie z KRS i o wykreślenie z rejestru przedsiębiorców. Pojawia się, gdy łącznie spełnione są trzy warunki: podmiot nie ma jeszcze konta w systemie Tożsamość, jako wnioskodawcę wskazano podmiot, którego dotyczy wpis, a wniosek jest wypełniony w zakresie niezbędnym do złożenia.

Gotowy do złożenia wniosek pokazuje w panelu bocznym sekcję „Dane dotyczące założenia Konta Podmiotu w PRS” z przyciskiem „Przejdź do edycji zgłoszenia KP”. W wariancie tworzenia nowego konta podajesz dane co najmniej jednego administratora i adres e-mail do powiadomień. W wariancie przejęcia dodatkowo wskazujesz dane przejmowanego konta. Przy wniosku o rejestrację dostępne jest tylko utworzenie nowego konta. Pamiętaj, że jeśli raz założysz nowe konto, późniejsze przejęcie starego nie będzie już możliwe.

System nie wymusza dołączenia zgłoszenia KP, ale ostrzega przed złożeniem wniosku bez niego. Możesz wtedy wybrać „Dołącz zgłoszenie” albo „Kontynuuj bez dołączania zgłoszenia”. Jeśli po wypełnieniu zgłoszenia KP zmienisz rodzaj wnioskodawcy, system po potwierdzeniu usunie wszystkie dane zgłoszenia. Podobnie formatka zgłoszenia konta podmiotu jest dostępna przy wniosku o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego (KRS-Z30), jeżeli wniosek składasz z konta osoby fizycznej, a podmiot nie ma jeszcze konta.

Logowanie w kontekście konta podmiotu

Aby zalogować się w imieniu organizacji, musisz być administratorem konta podmiotu albo użytkownikiem profilu w tym koncie. Po zalogowaniu na stronie logowania wybierasz osobę lub podmiot, który chcesz reprezentować w trakcie korzystania z systemu. Jedna osoba może w ten sposób obsługiwać kilka podmiotów – na przykład członek zarządu fundacji, który jest jednocześnie członkiem zarządu stowarzyszenia, przełącza się między ich kontami bez wylogowania.

Dobra praktyka dla NGO. Wskaż co najmniej dwóch administratorów konta podmiotu. Jeśli jedyny administrator odejdzie z zarządu albo straci dostęp do profilu zaufanego, organizacja nie straci kontroli nad kontem i korespondencją z sądu.