Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Jak podpisać dokument za pomocą podpisu kwalifikowanego w mObywatel lub płatnego

Autor: FabianOstatnia aktualizacja: ~2 min czytania

Aplikacja mObywatel umożliwia bezpłatne składanie kwalifikacyjnego podpisu elektronicznego na dokumentach. Poniżej znajduje się oficjalny materiał wideo Ministerstwa Cyfryzacji, zasady korzystania oraz instrukcja krok po krok.

Instrukcja wideo Ministerstwa Cyfryzacji

Ograniczenia formatów w mObywatelu i konieczność zakupu podpisu płatnego

Bezpłatna usługa w aplikacji mObywatel posiada istotne ograniczenia techniczne i formalne:

  • Tylko pliki PDF: Bezpłatny podpis kwalifikowany w aplikacji mObywatel obsługuje wyłącznie pliki w formacie PDF (o wielkości do 5 MB).
  • Brak obsługi innych formatów (np. XML, XAdES): Jeśli musisz podpisać plik w innym formacie (np. XML, struktury XAdES, CAdES), aplikacja mObywatel nie pozwoli na zrealizowanie takiej czynności. W takim przypadku konieczny jest zakup komercyjnego podpisu kwalifikowanego (np. mSzafir od KIR, Certum, SimplySign czy Sigillum).

Kiedy płatny podpis kwalifikowany jest niezbędny?

Zakup komercyjnego podpisu kwalifikowanego jest wymagany w szczególności w następujących sytuacjach:

  • Reprezentacja organizacji i firm: Zgodnie z regulaminem mObywatela, darmowy podpis służy wyłącznie celom prywatnym. Do podpisywania dokumentów w imieniu spółki, fundacji czy stowarzyszenia musisz posiadać podpis komercyjny.
  • Sprawozdania finansowe (KRS / RDF): Składanie rocznych sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego wymaga podpisu pod plikami strukturalnymi XML w standardzie XAdES. Takich plików nie podpiszesz w aplikacji mObywatel.
  • Specjalistyczne procedury i przetargi: Wszelkie dokumenty wymagające dedykowanych formatów podpisu (np. PAdES, XAdES, CAdES) lub przekraczające limit 5 MB wymagają zewnętrznego, płatnego oprogramowania i certyfikatu.

Wymagania techniczne dla bezpłatnego podpisu w mObywatelu

Aby podpisać plik PDF w aplikacji mObywatel, musisz spełnić poniższe kryteria:

  • Być osobą pełnoletnią i działać we własnym imieniu prywatnym.
  • Posiadać aktywną aplikację mObywatel z ważnym mDowodem.
  • Posiadać ważny plastikowy e-dowód (dowód osobisty z warstwą elektroniczną).
  • Posiadać smartfon z modułem NFC.
  • Przygotować dokument w formacie PDF (maksymalnie 5 MB).

Procedura podpisania dokumentu PDF krok po kroku

  1. Uruchomienie usługi w aplikacji:
    Otwórz aplikację mObywatel, zaloguj się, przejdź do sekcji Usługi i wybierz Podpis kwalifikowany.
  2. Wybór dostawcy podpisu:
    Wybierz jednego z dostępnych dostawców (m.in. mSzafir, Certum, SimplySign, SIGILLUM, doPodpisu).
  3. Wgranie pliku PDF:
    Wskaz z pamięci telefonu plik PDF, który chcesz podpisać, i zaakceptuj warunki dostawcy.
  4. Weryfikacja e-dowodem (NFC):
    Przyłóż plastikowy e-dowód do tylnej części telefonu z modułem NFC i odczekaj na odczytanie danych.
  5. Pobranie podpisanego pliku:
    Po wygenerowaniu certyfikatu pobierz podpisany dokument PDF na swoje urządzenie.

Materiały źródłowe i powiązane poradniki