Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Po wysłaniu zgłoszenia CRBR generuje numer referencyjny. Na jego podstawie sprawdzisz, czy zgłoszenie zostało przyjęte, i pobierzesz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Tylko możliwość pobrania UPO potwierdza, że zgłoszenie zostało złożone prawidłowo.

Gdzie sprawdzić status zgłoszenia CRBR?

Na stronie głównej rejestru wybierz „Sprawdź” albo przejdź bezpośrednio na stronę sprawdzania statusu. Wpisz numer referencyjny i kliknij „Sprawdź status”.

Wskazówka. Przy kopiowaniu numeru referencyjnego sprawdź, czy przed nim lub po nim nie ma spacji. Dodatkowy znak powoduje komunikat „Brak dokumentu”.

Co oznaczają statusy zgłoszenia?

Poprawne zakończenie

• 200 – „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”. Zgłoszenie jest złożone.

Zgłoszenie jest jeszcze przetwarzane – sprawdź ponownie za chwilę

• 301 – dokument w trakcie przetwarzania,
• 302 – dokument wstępnie przetworzony,
• 303 i 306 – dokument w trakcie weryfikacji podpisu,
• 305 – dokument oczekuje na wznowienie przetwarzania.

Błąd numeru

• 300 – „Brak dokumentu”: błędny numer referencyjny albo brak takiego zgłoszenia.

Błędy dokumentu

• 400 – przetwarzanie zakończone błędem,
• 401 – dokument niezgodny ze schematem XSD,
• 408 – dokument zawiera błędy uniemożliwiające przetworzenie,
• 440 – duplikat,
• 441 – przesłany plik przekroczył dopuszczalny rozmiar.

Błędy podpisu

• 403 – niepoprawny podpis,
• 404 – nieważny certyfikat,
• 405 – odwołany certyfikat,
• 406 – certyfikat nieobsługiwanego dostawcy,
• 407 – certyfikat z nieprawidłową ścieżką.

Co zrobić, gdy status oznacza błąd?

Zgłoszenie z błędem nie zostało złożone, więc trzeba je przygotować i wysłać ponownie. Przy błędach podpisu sprawdź ważność certyfikatu i format podpisu (XAdES otoczony, bez znacznika czasu). Przy błędzie schematu XSD najczęściej pomaga wypełnienie formularza od nowa w aktualnej wersji serwisu zamiast wczytywania starego pliku XML. Pamiętaj o terminie – czas na zgłoszenie biegnie dalej.

Jak pobrać UPO?

Przy statusie 200 kliknij „Pobierz UPO PDF” albo „Pobierz UPO XML”. Warto zapisać obie wersje. UPO jest wydawane po pozytywnej weryfikacji struktury zgłoszenia, zgodności ze wzorem, spójności danych oraz ważności podpisu.

Zgubiłem numer referencyjny – co teraz?

Numeru nie da się odtworzyć ani wygenerować ponownie e-maila z kopią zgłoszenia. Możesz jednak sprawdzić, czy zgłoszenie trafiło do rejestru: wyszukaj podmiot po NIP w wyszukiwarce CRBR. Wynik wyszukiwania można zapisać do pliku PDF lub XML i zachować w dokumentacji.

Czy dostanę potwierdzenie e-mailem?

Tylko jeśli podasz adres e-mail na ekranie z numerem referencyjnym, zaraz po wysłaniu zgłoszenia. Zaznaczenie opcji „Załącz PDF zgłoszenia” dołączy do wiadomości plik z kopią zgłoszenia. Wiadomość nie zastępuje UPO.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów (gov.pl/web/finanse, crbr.podatki.gov.pl) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została przeredagowana i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.