Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Dokumenty dołącza się tylko do trzech wniosków: o założenie konta JSFP, o ustanowienie kierownika albo reprezentanta oraz o zmianę kierownika. Do wniosku o konto użytkownika i nadanie uprawnień nie dołącza się niczego.

Jakie dokumenty są potrzebne?

• wniosek składa kierownik – dokument potwierdzający powołanie na kierownika jednostki (na przykład akt powołania, uchwała, zaświadczenie komisji wyborczej o wyborze wójta lub burmistrza, postanowienie Prezydenta RP o powołaniu ministra),
• wniosek składa reprezentant – dokument powołania kierownika oraz upoważnienie kierownika do reprezentowania go w sprawach CRU JSFP.

Jakie wymagania muszą spełniać załączniki?

• format PDF – system nie przyjmie innych plików,
• oryginał dokumentu elektronicznego albo kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem,
• podpis elektroniczny, którego certyfikat jest ważny w dniu składania wniosku albo który ma znacznik czasu,
• aktualność – dokument potwierdza obecny stan faktyczny i prawny,
• minimalizacja danych osobowych – usuń lub zakryj dane, które nie są potrzebne.

Jak potwierdzić skan za zgodność z oryginałem?

Wystarczy podpisać plik PDF ze skanem jednym z trzech podpisów: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (z e-dowodu). Podpis na pliku traktuje się jako potwierdzenie zgodności z oryginałem. Nie trzeba dopisywać adnotacji „za zgodność z oryginałem”.

Podpis zaufany złożysz bezpłatnie w serwisie gov.pl – instrukcję opisujemy w artykule Jak podpisać dokument za pomocą serwisu gov.pl. Po podpisaniu sprawdź, czy pobrany plik nadal ma rozszerzenie .pdf – system przyjmuje tylko takie pliki.

Kto może potwierdzić kopię?

Każda osoba, która może wykonywać takie czynności w imieniu kierownika zgodnie z regulacjami wewnętrznymi – także sam kierownik. Ministerstwo rekomenduje, by robiła to osoba składająca wniosek. Nie trzeba dołączać upoważnienia do potwierdzania kopii.

Oryginał dokumentu elektronicznego

Jeżeli dołączasz oryginał dokumentu elektronicznego (a nie kopię), musi on być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kopie mogą mieć każdy z trzech podpisów.

Dokument powołania jest w dwóch plikach

Połącz je w jeden PDF przed podpisaniem, na przykład bezpłatnym narzędziem do łączenia plików PDF. Przy dokumentach z danymi osobowymi wybieraj narzędzia, które przetwarzają pliki lokalnie w przeglądarce, bez wysyłania ich na serwer.

Kierownik ma w akcie powołania jedno imię, a w dowodzie dwa

Na potrzeby wniosku wystarczy pierwsze imię zgodne z dowodem osobistym. Nie trzeba dosyłać dodatkowych dokumentów.

Kierownik jest długo nieobecny albo jest wakat

• długotrwała nieobecność – wniosek składa osoba zastępująca kierownika jako jego reprezentant, wskazując dane nieobecnego kierownika. Dołącza powołanie kierownika i dokument potwierdzający zastępstwo z krótką informacją o nieobecności,
• wakat – wniosek składa osoba, której powierzono obowiązki kierownika, jako kierownik albo przez swojego reprezentanta. Dołącza powierzenie obowiązków z informacją o wakacie (i ewentualnie upoważnienie dla reprezentanta).

Co się stanie, gdy upoważnienie nie spełnia wymogów?

Wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie, a w powiadomieniu znajdzie się uzasadnienie. Wzór poprawnego upoważnienia znajdziesz w artykule Upoważnienie do CRU JSFP – co powinno zawierać?.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.