Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Nie. Obowiązek publikowania umów w Centralnym Rejestrze Umów mają wyłącznie jednostki sektora finansów publicznych z art. 9 ustawy o finansach publicznych. Fundacje i stowarzyszenia do nich nie należą, nawet jeśli otrzymują dotacje i rozliczają się z wydatkowania pieniędzy publicznych.

Dlaczego organizacje pozarządowe nie publikują umów?

Ustawa rozróżnia dwie grupy podmiotów:

• jednostki sektora finansów publicznych (art. 9) – na przykład gminy, urzędy, szkoły i przedszkola publiczne, publiczne szpitale, instytucje kultury, uczelnie publiczne. Tylko one publikują umowy w rejestrze,
• inne podmioty, które korzystają ze środków publicznych (art. 4 ust. 1 pkt 2) – stosują ustawę o finansach publicznych tylko w zakresie wydatkowania tych środków. Należą tu między innymi organizacje pozarządowe realizujące zadania publiczne, spółki, banki i instytuty badawcze. Te podmioty nie mają obowiązku wpisów do rejestru umów.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że obowiązek dotyczy wyłącznie podmiotów z art. 9.

Kiedy fundacja pojawi się w rejestrze umów?

Jako strona umowy. Jeżeli fundacja lub stowarzyszenie sprzedaje urzędowi usługę – na przykład prowadzi szkolenia, organizuje wydarzenie, robi stronę internetową albo dowozi posiłki – urząd wpisze tę umowę do rejestru. Organizacja figuruje wtedy jako wykonawca z danymi pobranymi z rejestru REGON: nazwą, numerem REGON, NIP i adresem siedziby. Jawne będą też przedmiot i wartość umowy.

Wskazówka dla NGO. Sprawdź, czy dane organizacji w REGON są aktualne – nazwa, adres siedziby, forma prawna. To one pojawią się w rejestrze. Nieaktualne dane poprawisz wnioskiem RG-OP w urzędzie statystycznym.

Czy umowa dotacji trafi do rejestru umów?

Nie. Umowy dotacji nie są zamówieniem – nie dotyczą zakupu dostaw, usług czy robót budowlanych, lecz zasad wydatkowania dotacji. Informacje o przyznanych dotacjach jednostki publikują osobno, w wykazach na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 8 ustawy o finansach publicznych, na przykład w Biuletynie Informacji Publicznej. Nie publikuje się w rejestrze także umów darowizny i użyczenia, bo są nieodpłatne.

Szkoła lub przedszkole niepubliczne prowadzone przez stowarzyszenie

Ministerstwo odpowiada warunkowo: placówka publikuje umowy tylko wtedy, gdy jest jednostką sektora finansów publicznych z art. 9 i obciążają ją umowy objęte obowiązkiem. Jeżeli stosuje ustawę o finansach publicznych jako podmiot korzystający ze środków publicznych (art. 4 ust. 1 pkt 2), obowiązek jej nie dotyczy. Placówki niepubliczne prowadzone przez organizacje pozarządowe co do zasady nie są jednostkami z art. 9 – w razie wątpliwości warto przeanalizować status placówki z prawnikiem lub organem dotującym.

Jak organizacje mogą korzystać z rejestru?

• organizacje strażnicze – analiza wydatków samorządu, powtarzających się wykonawców, wartości umów,
• organizacje świadczące usługi – sprawdzanie, ile urzędy płacą za podobne usługi, kiedy kończą się umowy i kiedy warto przygotować ofertę,
• rady pożytku publicznego – porównanie skali zlecania usług firmom i organizacjom.

Czy organizacja może dobrowolnie publikować swoje umowy?

W Centralnym Rejestrze Umów nie – system jest dostępny tylko dla jednostek publicznych. Organizacja może jednak publikować informacje o umowach na własnej stronie albo w sprawozdaniu, co buduje zaufanie darczyńców i partnerów.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.