Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) pozwala bezpłatnie złożyć sprawozdanie finansowe i inne dokumenty finansowe, bezpłatnie złożyć informację o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania oraz przeglądać już złożone dokumenty. Wejdziesz do niego z PRS przez „Krajowy Rejestr Sądowy” i kafel „RDF – Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. Zgłoszenie wymaga konta w PRS oraz podpisu kwalifikowanego, zaufanego albo osobistego (e-dowód) co najmniej jednej osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu.

Kto może złożyć dokumenty przez RDF

Zgłoszenia można rejestrować dla podmiotów niewykreślonych z KRS o następujących formach prawnych: spółki jawne, komandytowe, partnerskie, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne i proste spółki akcyjne, europejskie zgrupowania interesów gospodarczych, spółki europejskie, spółdzielnie, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe i spółdzielnie europejskie, przedsiębiorstwa państwowe, instytuty badawcze i instytuty sieci Łukasiewicz, instytucje gospodarki budżetowej, towarzystwa ubezpieczeń i reasekuracji wzajemnej, oddziały przedsiębiorców zagranicznych, główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń i reasekuracji, inne osoby prawne wpisywane do rejestru przedsiębiorców oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej.

Logowanie i łączenie starego konta RDF/S24

Po wejściu do RDF w menu bocznym masz trzy opcje: „Zaloguj kontem PRS”, „Załóż konto w PRS” oraz „Połącz konto RDF/S24 z kontem PRS”. Ta ostatnia służy osobom, które mają stare konto założone w serwisie ekrs.ms.gov.pl. W pierwszym kroku podajesz dane logowania do starego konta, w drugim weryfikujesz oba konta i wybierasz „Integruj z kontem RDF”, a następnie potwierdzasz operację hasłem do starego systemu. Integracja jest nieodwracalna i możliwa tylko z jednym kontem RDF/S24. System nie wymaga zgodności imienia i nazwiska – wystarczą poprawne dane logowania do obu kont.

Krok 1 – informacje o podmiocie

Wybierz „Dodaj zgłoszenie/korektę”, wpisz numer KRS (brakujące zera system uzupełni sam), kliknij „Wyszukaj”, a następnie „Zarejestruj nowe zgłoszenie”. Na ekranie zobaczysz odpis działu 3 rejestru przedsiębiorców z możliwością pobrania, listę osób uprawnionych do reprezentacji, pełnomocników oraz dokumenty finansowe już złożone dla tego numeru KRS.

Pełnomocnika dodasz przyciskiem „Dodaj dane pełnomocnika”, ale uwaga: w RDF pełnomocnikiem może być wyłącznie adwokat lub radca prawny wpisany na listę. Trzeba podać co najmniej pierwszy człon nazwiska, pierwsze imię i PESEL oraz zaznaczyć oświadczenie. Dodanie pełnomocnika automatycznie zapisuje wersję roboczą zgłoszenia. Następnie przejdź dalej przyciskiem „Następny krok 2/4”.

Krok 2 – dołączanie dokumentów

Nadaj zgłoszeniu nazwę roboczą (system ją podpowie), wybierz rodzaj zgłoszenia i okres sprawozdawczy – obie daty, „od” i „do”, są wymagane – a następnie zapisz zmiany. Lista rodzajów zgłoszeń zależy od formy prawnej. W jednym zgłoszeniu składasz tylko dokumenty przypisane do wybranego rodzaju.

Po dodaniu pierwszego dokumentu nie można już zmienić nazwy roboczej, okresu ani rodzaju zgłoszenia – trzeba by najpierw usunąć wszystkie dokumenty. Dokument dodajesz przyciskiem „Dodaj dokument”, wskazując datę sporządzenia (to nie jest data podpisania), rodzaj dokumentu i plik. Plik z podpisem wewnętrznym dodajesz w polu „Plik dokumentu”. Przy podpisie zewnętrznym w tym polu dodajesz plik źródłowy, a podpis – w polu „Dodaj plik zawierający oddzielny podpis”. Przy kilku oddzielnych podpisach możesz dołączyć kilka plików z podpisami. Akcja „Podgląd” pokazuje szczegóły dokumentu, w tym informacje o podpisach.

Krok 3 – oświadczenia i dokumenty powiązane

Domyślnie zaznaczona jest opcja „Nie dołączaj”. Jeśli potrzebujesz, wybierz „Dołącz dodatkowe dokumenty”. Do sprawozdania finansowego, opinii biegłego rewidenta, sprawozdania z działalności i sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej możesz dodać trzy typy oświadczeń: odmowę podpisu sprawozdania, oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy, oraz odmowę złożenia takiego oświadczenia. Oświadczeń nie dodaje się do uchwał. Przy sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju dodaje się dokumenty powiązane – sprawozdanie z atestacji (jeden plik), tłumaczenie lub inny dokument (można dodać kilka plików). Oświadczenia muszą być podpisane, natomiast podpisanie dokumentów powiązanych do sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju nie jest wymagane.

Krok 4 – podpisanie i wysłanie

Zgłoszenie musi podpisać co najmniej jedna osoba fizyczna uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest wpisany do KRS. Bez podpisu przycisk wysyłki pozostaje nieaktywny. Na liście widzisz osoby uprawnione z ujawnionym PESEL-em. Możesz podpisać sam, pozwolić innej osobie podpisać na Twoim urządzeniu albo udostępnić zgłoszenie do podpisu innemu użytkownikowi, wskazując numer jego konta w PRS. System sprawdzi, czy to konto należy do osoby uprawnionej. Przy kilku osobach tworzy się kolejka – zgłoszenie pojawi się u kolejnej osoby dopiero po podpisie poprzedniej.

Udostępnianie zgłoszenia zaleca się tylko wtedy, gdy wskazana osoba nie może podpisać na koncie osoby sporządzającej w jej obecności. Przed wysłaniem możesz usunąć podpis lub cofnąć udostępnienie. Zmiana osoby podpisującej wymaga edycji zgłoszenia – status wraca wtedy do „W trakcie edycji”. Po poprawnym podpisaniu status zmienia się na „Podpisany”, a przycisk „Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych” staje się aktywny.

Statusy, edycja i powiadomienia

Zgłoszenia robocze można edytować, gdy mają status „W trakcie edycji”, „Oczekujące na podpis” lub „Podpisane”, a także usunąć. Aplikacja automatycznie usuwa zgłoszenia robocze po 14 dniach od ich utworzenia – wcześniej wysyła powiadomienie o planowanym usunięciu. Na zakładce „Zgłoszenia i korekty wysłane” zgłoszenie może mieć status „Wysłane”, „W trakcie obsługi”, „Błąd przetwarzania” (wtedy skontaktuj się z Centrum Wsparcia albo wyślij zgłoszenie ponownie) lub „Obsługa zakończona”. Zakładka „Zgłoszenia i korekty w podpisie” pokazuje zgłoszenia udostępnione Tobie.

Zakładka „Powiadomienia” informuje m.in. o umieszczeniu wzmianki w KRS, umieszczeniu dokumentu w RDF, rejestracji zgłoszenia, przekazaniu do podpisu, planowanym i dokonanym usunięciu zgłoszenia roboczego, usunięciu, przywróceniu lub dodaniu dokumentu przez sąd oraz – dla kont podmiotów – o obowiązku złożenia sprawozdania.

Najczęstszy błąd. Wiele zgłoszeń nie dochodzi do skutku, bo osoba podpisująca nie ma ujawnionego numeru PESEL w KRS. Jeśli w Twoim wpisie brakuje PESEL-u członka zarządu, najpierw złóż wniosek o zmianę danych, a dopiero potem składaj sprawozdanie przez RDF.