Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Zakres danych o każdej umowie wynika z art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych. Jednostki nie mogą go dowolnie poszerzać ani zawężać – mogą jedynie wyłączyć niektóre informacje z jawności na podstawie przepisów.

Jakie dane o umowie są w rejestrze?

1. numer umowy – jeżeli strony go nadały,
2. data zawarcia umowy,
3. okres, na jaki umowę zawarto,
4. oznaczenie stron umowy,
5. przedmiot umowy,
6. wartość umowy,
7. informacja, czy umowa jest finansowana ze środków unijnych lub innych środków zagranicznych,
8. status umowy i dzień zakończenia jej obowiązywania,
9. podstawa prawna wyłączenia jawności oraz organ lub osoba, która o nim zdecydowała – jeżeli coś wyłączono,
10. podstawa aktualizacji danych – jeżeli dane zmieniano.

Numer umowy

Numer nadają strony umowy według własnych zasad, więc nie ma jednego wzoru. Jeżeli umowa nie ma numeru (na przykład zamówienie wysłane e-mailem), pole zostaje puste. System nadaje każdej umowie także własny numer systemowy, ale służy on tylko do identyfikacji w rejestrze.

Data zawarcia umowy

To dzień, w którym oświadczenie woli złożyła ostatnia ze stron – na przykład dzień, w którym drugi podpis trafił na umowę albo urząd przyjął ofertę e-mailem. Data jest zawsze konkretna, co do dnia, i co do zasady się jej nie zmienia, chyba że w celu poprawienia pomyłki.

Okres obowiązywania

Podaje się najdłuższy okres przewidziany w umowie – oznaczony (liczba dni, miesięcy lub lat) albo nieoznaczony. Przy umowach realizowanych od razu, na przykład zakupie kartą płatniczą albo noclegu w hotelu, wpisuje się jeden dzień. Okres może się zmienić, na przykład po aneksie wydłużającym umowę.

Strony umowy

• firmy i jednostki publiczne z Polski – nazwa, REGON, NIP (jeśli jest w REGON) i adres siedziby, pobierane automatycznie z bazy REGON,
• firmy z zagranicy – nazwa i adres wpisane ręcznie,
• osoby fizyczne bez działalności gospodarczej – tylko imię i nazwisko, bez adresu.

System pozwala też oznaczyć, że wykonawcy działają wspólnie jako konsorcjum. O danych osób prywatnych piszemy w artykule Czy moje imię i nazwisko trafi do rejestru umów?.

Przedmiot umowy

Krótki opis zgodny z treścią umowy, który pozwala zrozumieć, co kupiono – dostawę, usługę czy roboty budowlane. Jednostka powinna unikać w nim danych osobowych i informacji wrażliwych z punktu widzenia bezpieczeństwa.

Wartość umowy

Wartość w złotych z dokładnością do groszy, bez VAT, obejmująca cały okres umowy wraz z opcjami i wznowieniami. Przy umowach na czas nieoznaczony – pierwsze 48 miesięcy. Wartość umowy w walucie obcej przelicza się na złote. Zobacz Jak ustalić wartość umowy?.

Finansowanie ze środków unijnych lub zagranicznych

To pole typu „tak” albo „nie”. Zaznacza się je, jeżeli umowa jest choćby częściowo finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ustawy o finansach publicznych, czyli głównie z budżetu Unii Europejskiej i z bezzwrotnej pomocy zagranicznej. Nie ma znaczenia, czy to 100%, czy 5% wartości.

Status umowy i dzień zakończenia

Status „aktywna” oznacza umowę w trakcie realizacji, „nieaktywna” – zakończoną z dowolnego powodu: wykonania, rozwiązania, wypowiedzenia czy odstąpienia. Dzień zakończenia obowiązywania system ustawia automatycznie po zmianie statusu. Status nie jest powiązany z okresem z umowy – służy głównie do zarządzania przechowywaniem danych.

Wyłączenie jawności

Jednostka może nie ujawnić danych strony, przedmiotu albo wartości umowy, jeżeli pozwalają na to przepisy, na przykład ustawa o dostępie do informacji publicznej (prywatność osoby fizycznej, tajemnica przedsiębiorcy, informacje niejawne). W takim przypadku rejestr pokazuje podstawę prawną i nazwę organu lub stanowisko osoby, która zdecydowała o wyłączeniu.

Historia aktualizacji

Każda zmiana danych opublikowanej umowy wymaga podania przyczyny (na przykład aneks, cesja, rozwiązanie), daty jej zaistnienia i krótkiego opisu. Dzięki temu widać, jak umowa zmieniała się w czasie. Szczegóły: Aneks, wypowiedzenie, cesja – jak zaktualizować umowę?.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.