Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Od 1 lipca 2026 r. umowy zawierane przez jednostki publiczne publikuje się w jednym miejscu – na stronie rejestrumow.gov.pl. Sprawdzisz tam za darmo i bez logowania, ile gmina zapłaciła za remont drogi, kto obsługuje informatycznie urząd albo z jaką firmą szkoła podpisała umowę na dowóz obiadów.

Gdzie wyszukać umowy urzędu?

Wejdź na publiczną stronę rejestru rejestrumow.gov.pl. To jedyny oficjalny adres przeglądania danych. Strona jsfp.rejestrumow.gov.pl służy wyłącznie pracownikom jednostek publicznych i wymaga logowania – mieszkaniec nie musi tam wchodzić.

Jak szukać, żeby znaleźć właściwą umowę?

• zacznij od jednostki – pamiętaj, że gmina i urząd gminy, powiat i starostwo, a także szkoła i zespół szkół mogą mieć osobne numery REGON i osobne konta w systemie. Jeżeli nie widzisz umowy pod gminą, sprawdź urząd albo konkretną jednostkę organizacyjną (szkołę, ośrodek pomocy społecznej, zarząd dróg),
• szukaj po przedmiocie – urzędy opisują przedmiot zwięźle, na przykład „remont dachu szkoły podstawowej” albo „usługi informatyczne”. Warto spróbować kilku słów kluczowych,
• szukaj po wykonawcy – dane firm z Polski pochodzą z rejestru REGON, więc nazwa jest zapisana tak jak w tym rejestrze,
• zawęź datę – data zawarcia umowy jest zawsze konkretna (co do dnia).

Dlaczego umowy, której szukam, nie ma w rejestrze?

Możliwych powodów jest kilka:

• umowę zawarto przed 1 lipca 2026 r. – takich umów nie wpisuje się,
• od zawarcia nie minęło jeszcze 30 dni – tyle jednostka ma na publikację,
• umowa nie jest zamówieniem, na przykład to umowa dotacji, darowizny, użyczenia albo umowa o pracę,
• umowę zawarto ustnie – jej wpis jest dobrowolny,
• umowa należy do wyłączeń, na przykład dotyczy obronności i bezpieczeństwa albo jednostek podległych MON,
• umowę zawarła spółka komunalna – spółki handlowe nie publikują umów w tym rejestrze,
• umowę wpisała inna jednostka – liczy się ta, której plan finansowy obciąża umowa, a nie ta, która ją podpisała.

Dlaczego wartość umowy w rejestrze różni się od faktur?

Rejestr pokazuje wartość umowy bez VAT, za cały okres jej obowiązywania (z opcjami i wznowieniami), a przy umowach na czas nieoznaczony – za pierwsze 48 miesięcy. Nie pokazuje faktycznie zapłaconych kwot. Jeśli umowę zawarł centralny zamawiający na rzecz kilku jednostek, każda z nich wykazuje tylko swoją część. Szczegóły w artykule Jak ustalić wartość umowy w Centralnym Rejestrze Umów?.

Czy w rejestrze zobaczę treść umowy?

Nie. Rejestr zawiera metadane umowy: strony, przedmiot, wartość, daty i status, ale nie skan dokumentu. Jeżeli potrzebujesz pełnej treści, złóż do urzędu wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Część informacji może też być wyłączona z jawności – wtedy rejestr pokazuje podstawę prawną wyłączenia i kto o nim zdecydował.

Jak wykorzystać rejestr w praktyce?

• mieszkańcy – kontrola wydatków gminy przed sesją rady albo przed wyborami,
• radni – porównywanie kosztów podobnych usług w sąsiednich gminach,
• dziennikarze i organizacje strażnicze – analiza, które firmy najczęściej wygrywają zlecenia w danym urzędzie,
• przedsiębiorcy – sprawdzanie, ile urzędy płacą za podobne usługi i kiedy kończą się umowy, żeby przygotować ofertę na kolejny okres.

Wskazówka. Status „nieaktywna” oznacza, że umowa się zakończyła – na przykład wygasła po wykonaniu, została rozwiązana albo wypowiedziana. Historia zmian pokazuje, kiedy i z jakiego powodu zaktualizowano dane, na przykład po aneksie.

Co zrobić, gdy dane wyglądają na błędne?

Najpierw skontaktuj się z jednostką, która opublikowała umowę – to jej kierownik odpowiada za poprawność danych. Pytania o działanie rejestru możesz wysłać do Ministerstwa Finansów na adres [email protected]. Więcej w artykule Co zrobić, gdy w rejestrze umów brakuje umowy albo dane są błędne?.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.