Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

To jedno z najczęstszych pytań samorządów. Zasada jest prosta: konto zakłada się dla każdej jednostki sektora finansów publicznych, której plan finansowy obciążają umowy objęte obowiązkiem. System pozwala założyć konto dla każdego numeru REGON.

Gmina czy urząd gminy?

Jeżeli umowy obciążają i gminę, i urząd gminy, można założyć dwa konta. Jeżeli z analizy wynika, że umowy objęte obowiązkiem zawierane są tylko w ramach jednej z tych jednostek, wystarczy jedno konto. Ta sama zasada dotyczy powiatu i starostwa, województwa i urzędu marszałkowskiego, gminy miejskiej i urzędu miejskiego.

Zespół szkół, w którym działa kilka szkół z własnym REGON

Konto można założyć dla zespołu i dla każdej szkoły. Jeżeli umowy zawiera i rozlicza tylko zespół, wystarczy jedno konto zespołu. Rozstrzyga to, którą jednostkę obciążają zobowiązania z umów.

Kto składa wniosek za jednostkę podległą?

Wyłącznie kierownik tej jednostki albo jego reprezentant. Wniosku nie może złożyć kierownik innej jednostki – ani gmina za swój zakład budżetowy, ani starosta za szkołę, ani dyrektor centrum usług wspólnych za obsługiwane placówki. W obowiązku nie liczy się hierarchia jednostek ani to, kto kogo obsługuje, ale to, kto jest kierownikiem danej jednostki.

Gmina zawiera umowy na rzecz swoich jednostek – kto je wpisuje?

Każda jednostka, której plan finansowy obciąża umowa, powinna mieć własne konto i wpisać tę część umowy, która ją dotyczy. Nie ma znaczenia, kto podpisał umowę.

Przykład: centralny zamawiający

Centrum Obsługi Administracji Rządowej zawiera umowy na rzecz wielu jednostek rządowych. Jeżeli łączna wartość umowy to 1 mln zł bez VAT, a Ministerstwo Finansów jest obciążone kwotą 20 tys. zł bez VAT, to ministerstwo wpisuje tę umowę z wartością 20 tys. zł. Pozostałą część wykazują inne jednostki.

Czy centralizacja VAT zmienia zasady?

Nie. Komparycja umowy przygotowana pod centralizację rozliczeń VAT (gmina jako strona, a jednostka jako odbiorca) nie wpływa na obowiązek. Liczy się, czyj plan finansowy obciąża zobowiązanie.

Czy można wpisywać umowy innych jednostek na swoim koncie?

Nie. Na koncie danej jednostki publikuje się tylko umowy, które jej dotyczą. Wpisywanie umów innych jednostek ministerstwo uznaje za niezgodne ze stanem faktycznym i prawnym – a więc za niewykonanie obowiązku przez obie jednostki.

Oddziały NFZ i inne jednostki z oddziałami

Jeżeli oddziały są odrębnymi jednostkami i zawierają umowy objęte obowiązkiem, każdy oddział może mieć konto. Jeżeli umowy zawiera tylko centrala, wystarczy jej konto. Decyzję podejmuje każdy kierownik po analizie.

Dobra praktyka. Przed złożeniem wniosków przygotuj w samorządzie prostą tabelę: jednostka, REGON, kierownik, kto zawiera umowy, czyj plan finansowy obciążają. Ułatwi to decyzję, ile kont potrzeba, i uniknie dublowania wpisów.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.