Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej
Kto musi publikować umowy w Centralnym Rejestrze Umów?
Obowiązek publikowania i aktualizowania informacji o umowach ciąży na kierownikach jednostek sektora finansów publicznych. To kierownik w rozumieniu art. 53 ustawy o finansach publicznych odpowiada za to, czy informacje są kompletne, aktualne i zgodne z rzeczywistością.
Które jednostki należą do sektora finansów publicznych?
Katalog zawiera art. 9 ustawy o finansach publicznych. Należą do niego między innymi:
- organy władzy publicznej, w tym administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały,
- jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa) i ich związki,
- jednostki budżetowe, na przykład urzędy, szkoły i przedszkola publiczne, ośrodki pomocy społecznej,
- samorządowe zakłady budżetowe,
- agencje wykonawcze i instytucje gospodarki budżetowej,
- państwowe fundusze celowe,
- ZUS, KRUS i Narodowy Fundusz Zdrowia,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- uczelnie publiczne i Polska Akademia Nauk,
- państwowe i samorządowe instytucje kultury,
- inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone w celu wykonywania zadań publicznych – z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków i spółek prawa handlowego.
Czy spółka komunalna publikuje umowy w rejestrze?
Nie. Spółki prawa handlowego nie należą do sektora finansów publicznych – niezależnie od tego, kto je założył i do kogo należą udziały. Dotyczy to spółek komunalnych, spółek typu SIM czy TBS oraz spółek Skarbu Państwa. Nawet spółka, która otrzymuje dotacje i stosuje ustawę o finansach publicznych w zakresie ich wydatkowania, nie ma obowiązków związanych z rejestrem umów.
Szkoła, przedszkole, DPS – czy muszą mieć konto?
Ministerstwo odpowiada według jednego schematu: placówka publikuje umowy, jeżeli jednocześnie:
- jest jednostką sektora finansów publicznych z art. 9,
- obciążają ją umowy objęte obowiązkiem.
Jeśli placówka stosuje ustawę o finansach publicznych tylko jako podmiot korzystający ze środków publicznych (art. 4 ust. 1 pkt 2), obowiązek jej nie dotyczy. Szkoły i przedszkola publiczne oraz domy pomocy społecznej prowadzone przez samorząd jako jednostki budżetowe zwykle należą do sektora finansów publicznych.
Jakie jednostki są wyłączone z obowiązku?
Ustawa wyłącza umowy zawierane przez służby specjalne (ABW, AW, SKW, SWW, CBA), placówki zagraniczne oraz jednostki podległe Ministrowi Obrony Narodowej, a także umowy zawierane na ich rzecz. Uwaga: wyłączenie obejmuje jednostki podległe MON, a nie jednostki przez niego nadzorowane.
Czy kierownik musi sam wpisywać umowy?
Nie. Kierownik odpowiada za realizację obowiązku, ale czynności w systemie mogą wykonywać pracownicy, którym dostęp do konta jednostki potwierdzi jej administrator. Kierownik może też ustanowić reprezentanta, który w jego imieniu złoży wniosek o konto i będzie nim zarządzał. Zobacz Jak założyć konto jednostki w CRU JSFP?.
Kto odpowiada za dane osobowe w rejestrze?
Kierownik jednostki jest administratorem danych o umowach, które jego jednostka wprowadziła do rejestru. Odpowiada w szczególności za zgodne z prawem udostępnianie danych osobowych, na przykład osób fizycznych, z którymi zawarto umowy. Dlatego tak ważne jest rozważne opisywanie przedmiotu umowy i – gdy jest podstawa – wyłączanie jawności.
Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.