Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Jednostka musi aktualizować opublikowane informacje tak, by zgadzały się z tym, co dzieje się z umową. Termin na aktualizację to – tak jak przy publikacji – 30 dni od zaistnienia zmiany.

Jak zmienić opublikowaną umowę?

1. W „Wykazie umów” otwórz umowę ze statusem „Opublikowana” (ikona oka) i kliknij „Edytuj”.
2. Zmień nieaktualne pola, na przykład okres, wartość czy dane strony.
3. W kroku 4 wypełnij sekcję „Podstawa aktualizacji informacji”: przyczynę, datę zaistnienia zmiany i krótki opis zakresu aktualizacji.
4. Przekaż umowę do weryfikacji. Publikujący sprawdza zmiany i klika „Opublikuj”.

Data aktualizacji nie może być wcześniejsza niż data zawarcia umowy.

Jakie przyczyny aktualizacji można wybrać?

• aneks do umowy,
• cesja umowy,
• korekta danych (poprawienie pomyłki),
• odstąpienie od umowy,
• rozwiązanie umowy,
• wygaśnięcie umowy,
• wypowiedzenie umowy,
• zmiana danych strony umowy,
• zmiana w zakresie wyłączenia jawności,
• inna.

Co aktualizuje się najczęściej?

• okres – aneks wydłużający lub skracający umowę,
• wartość – aneks zmieniający wynagrodzenie lub zakres,
• strony – przekształcenie wykonawcy, zmiana nazwy, cesja na inny podmiot,
• finansowanie – pozyskanie środków unijnych na realizowaną umowę,
• status – zakończenie umowy z dowolnego powodu.

Numeru umowy i daty zawarcia co do zasady się nie zmienia, chyba że w ramach korekty błędu.

Jak oznaczyć zakończenie umowy?

W kroku 4 zmień status umowy na „Nieaktywna” i wypełnij podstawę aktualizacji, na przykład „wygaśnięcie umowy” po wykonaniu przedmiotu. Kolejność jest ważna: najpierw status, potem podstawa aktualizacji. Następnie przekaż i opublikuj umowę ponownie – dopiero wtedy zmiana będzie widoczna publicznie. Dzień zakończenia obowiązywania system ustawi automatycznie.

Jak poprawić umowę, która jest już nieaktywna?

Otwórz umowę, kliknij „Edytuj”, w kroku 4 zmień status na „Aktywna” – to odblokuje edycję. Wprowadź zmiany, wróć do kroku 4, ustaw ponownie „Nieaktywna” i uzupełnij podstawę aktualizacji. Potem przekaż umowę do publikacji, a publikujący ją opublikuje.

Wprowadzam umowę, która już się zakończyła

Jeżeli wprowadzasz umowę po jej zakończeniu (na przykład umowę na jeden dzień), od razu w kroku 4 ustaw status „Nieaktywna” i uzupełnij podstawę aktualizacji.

Umowę przejmuje inna jednostka

Przy likwidacji lub przekształceniu jednostki, gdy jej zadania przejmuje inna jednostka, umowy w jednostce oddającej oznacza się jako zakończone. Jednostka przejmująca wprowadza je na swoim koncie z danymi aktualnymi na dzień przejęcia i statusem „Aktywna”. Gdy jednostka jest likwidowana bez następcy, jej umowy po prostu się wygasza.

Czy aneks do starej umowy trzeba wpisać?

Nie. Aneksy do umów zawartych przed 1 lipca 2026 r. nie są objęte obowiązkiem. Aneksu nie wprowadza się też nigdy bez umowy, której dotyczy.

Uwaga. Gdy dla umowy trwa już proces zmiany (status z przedrostkiem „Zmieniana”), nie można jej równolegle aktualizować przez API ani wycofać z publikacji. Najpierw trzeba zakończyć rozpoczętą zmianę.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.