Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Nie każdy dokument związany z wydatkami jednostki jest umową objętą rejestrem. Poniżej najczęstsze przypadki, w których wpis nie jest wymagany – według wyjaśnień Ministerstwa Finansów.

Czy fakturę trzeba wpisać do rejestru umów?

Nie. Faktura i rachunek to dowody księgowe, a nie umowy. Faktura pokazuje zwykle pojedynczy wydatek, a nie wartość całej umowy. Wpisuje się umowę, na podstawie której wystawiono fakturę – jeżeli spełnia warunki obowiązku. Nie wpisuje się też dokumentów wewnętrznych, takich jak wnioski o zaangażowanie środków, faktury wewnętrzne czy polecenia przelewu.

Uwaga. Jeżeli zamówienie złożono e-mailem, a wykonawca je przyjął, to zawarto umowę w formie dokumentowej – i to ją wpisuje się do rejestru, a nie fakturę. Zobacz Forma umowy a obowiązek wpisu.

Czy umowa dotacji trafia do rejestru umów?

Nie. Umowa dotacji nie dotyczy zakupu dostaw, usług ani robót budowlanych, więc nie jest zamówieniem. Informacje o dotacjach jednostki publikują w odrębnym trybie, w wykazach na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 8 ustawy o finansach publicznych.

Darowizna i użyczenie

Nie wpisuje się umów nieodpłatnych, w których jedna strona świadczy na rzecz drugiej bez wynagrodzenia, takich jak darowizna czy użyczenie.

Umowa ramowa

Umowa ramowa nie tworzy zobowiązania ani nie udziela zamówienia – ustala jedynie warunki przyszłych zamówień. Wpisuje się dopiero umowy wykonawcze zawierane na jej podstawie.

Umowy o pracę i kilometrówka

Umowy z zakresu prawa pracy są wyłączone z obowiązku. Nie wpisuje się także umów z pracownikami o używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych – zwrot kosztów (kilometrówka lub ryczałt) to rekompensata, a nie zakup usługi rynkowej.

Refundacja kosztów między jednostkami

Zwrot kosztów zakupu, na przykład materiałów szkoleniowych, dokonywany przez jedną jednostkę na rzecz drugiej, nie spełnia definicji umowy objętej rejestrem.

Umowy i aneksy sprzed 1 lipca 2026 r.

Obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r. Aneks jest częścią umowy, a nie odrębną umową. Dlatego nie wpisuje się aneksów do umów zawartych przed tą datą – nawet jeśli aneks podpisano później.

Umowy ustne i dorozumiane

Umowy zawarte wyłącznie słownie albo przez zachowanie (na przykład gest) nie są objęte obowiązkiem. Kierownik jednostki może jednak dobrowolnie publikować także takie umowy (art. 34a ust. 6 ustawy). Ministerstwo zwraca uwagę, że nagły wzrost liczby umów ustnych w jednostce może wyglądać na próbę obchodzenia obowiązku.

Wyłączenia ustawowe

Rejestr nie obejmuje także między innymi:

• umów dotyczących obronności i bezpieczeństwa, których ujawnienie – także po zagregowaniu – mogłoby zagrozić interesom państwa,
• czynności operacyjno-rozpoznawczych finansowanych z funduszu operacyjnego,
• umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, które publikuje Narodowy Fundusz Zdrowia na swojej stronie,
• umów dotyczących zarządzania państwowym długiem publicznym (art. 84 ustawy o finansach publicznych) oraz niektórych umów Bankowego Funduszu Gwarancyjnego,
• umów służb specjalnych, placówek zagranicznych i jednostek podległych MON.

Wyłączenie umowy a wyłączenie jawności – czym się różnią?

• wyłączenie przedmiotowe – umowy w ogóle nie wpisuje się do rejestru,
• wyłączenie jawności – umowę wpisuje się, ale niektórych informacji (strony, przedmiotu lub wartości) nie publikuje się, wskazując podstawę prawną.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.