Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej
Jakie umowy trzeba wpisać do Centralnego Rejestru Umów?
Zakres przedmiotowy obowiązku wynika z art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Do rejestru trafiają umowy, które są zamówieniem w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych i zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej. Oba warunki muszą być spełnione łącznie.
Jak sprawdzić, czy umowa podlega wpisowi? Lista kontrolna
Ministerstwo Finansów proponuje sprawdzić pięć elementów. Umowa podlega wpisowi, jeżeli:
- jest umową dwustronnie zobowiązującą – każda ze stron ma coś świadczyć na rzecz drugiej,
- jest odpłatna – jednostka przekazuje wykonawcy korzyść majątkową (pieniądze, rzeczy albo świadczenie mieszane) w zamian za dostawę, usługę lub robotę budowlaną,
- dotyczy zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych w rozumieniu Prawa zamówień publicznych,
- została zawarta z wykonawcą w rozumieniu Prawa zamówień publicznych – firmą, osobą fizyczną albo inną jednostką publiczną,
- została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
Jeżeli choć jeden warunek nie jest spełniony, umowa nie podlega obowiązkowi.
Co nie ma znaczenia dla obowiązku wpisu?
- wartość umowy – nie ma progu kwotowego, obowiązek dotyczy potencjalnie nawet umowy na 1 grosz,
- pilność – liczy się sam fakt zawarcia umowy, a nie to, jak szybko do niego doszło,
- wykonanie umowy – liczy się moment zawarcia, a nie to, czy umowę zrealizowano,
- poniesione wydatki – nie ma znaczenia, czy jednostka cokolwiek już zapłaciła,
- źródło finansowania – także gdy płacą inne podmioty, na przykład pracownicy w umowie o dobrowolne ubezpieczenie grupowe czy mieszkańcy w umowie o wywóz śmieci,
- tryb zawarcia – umowa z przetargu i umowa zawarta bez stosowania Prawa zamówień publicznych (na przykład poniżej progu) podlegają wpisowi tak samo,
- nazwa umowy – sprzedaż, najem, zlecenie, umowa o dzieło – liczy się treść, a nie typ umowy.
Przykłady umów, które trzeba wpisać
- zakup papieru do drukarek zamówiony e-mailem,
- umowa zlecenia z osobą prowadzącą zajęcia w domu kultury,
- najem sali na konferencję,
- zakup biletów lotniczych lub noclegu na delegację,
- abonament telefoniczny i umowa na dostawę energii,
- usługa informatyczna albo licencja na oprogramowanie,
- umowa wykonawcza zawarta na podstawie umowy ramowej,
- umowa z inną jednostką publiczną na odpłatne świadczenie usług.
Umowa wykonawcza do umowy ramowej sprzed lipca 2026 r.
Umowa ramowa sama nie jest wpisywana – nie powoduje zaciągnięcia zobowiązania. Wpisuje się natomiast umowy lub zlecenia wykonawcze, a decyduje data ich zawarcia. Zlecenie wykonawcze zawarte po 1 lipca 2026 r. trzeba wpisać, nawet jeśli umowę ramową podpisano wcześniej.
Czy wpisuje się umowy planowane?
Nie. Rejestr obejmuje tylko umowy zawarte. Informacji o planowanych zakupach nie wprowadza się do systemu.
Co z umowami, które są wyłączone, ale nie w całości?
Ministerstwo zaleca, by katalogu wyłączeń nie interpretować rozszerzająco. Jeżeli umowa zawiera tylko niektóre informacje wrażliwe, lepiej opublikować ją w ograniczonym zakresie z wyłączeniem jawności tych danych, niż w ogóle nie wpisywać. Zobacz Jak wyłączyć jawność danych umowy?.
Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.