Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Ten poradnik prowadzi przez formularz CRBR na przykładzie fundacji lub stowarzyszenia wpisanego do KRS. Ogólną instrukcję dla wszystkich podmiotów znajdziesz w artykule Jak złożyć zgłoszenie do CRBR?.

Co przygotować przed wypełnieniem formularza?

• aktualny odpis z KRS organizacji (nazwa, numer KRS, adres siedziby, skład zarządu i sposób reprezentacji),
• NIP organizacji,
• statut – żeby ustalić, kto ma decydujący wpływ na organizację,
• dla każdego beneficjenta: imię lub imiona, nazwisko, PESEL (albo datę urodzenia u osób bez PESEL), wszystkie obywatelstwa i kraj zamieszkania,
• dla każdej osoby podpisującej: te same dane i pełnioną funkcję,
• dostęp do profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego dla każdej osoby, która musi podpisać zgłoszenie.

Krok 1. Wybierz formę organizacyjną i podaj datę zdarzenia

Na stronie crbr.podatki.gov.pl wybierz „Utwórz”, a następnie z listy formę organizacyjną – „fundacja” albo „stowarzyszenie” – i wpisz NIP. Po kliknięciu „Dalej” podaj datę zdarzenia, czyli dzień, od którego powstał obowiązek zgłoszenia:

• przy pierwszym zgłoszeniu nowej organizacji – datę wpisu do KRS,
• przy aktualizacji – datę faktycznej zmiany (na przykład dzień podjęcia uchwały o powołaniu nowego członka zarządu).

Z jedną datą zdarzenia może istnieć tylko jedno zgłoszenie. Wybierz „Utwórz nowe zgłoszenie”.

Krok 2. Sekcja A – dane organizacji

W części A.1 wpisz numer KRS i pełną nazwę organizacji, tak jak w KRS. W części A.2 podaj adres siedziby, wybierając kolejno województwo, powiat, gminę, miejscowość i ulicę. Jeśli ulicy nie ma na liście, zaznacz pole 12 i wpisz jej nazwę w polu 11. Gdy adres nie ma ulicy, zaznacz pole 13.

System porównuje dane z rejestrem REGON. Komunikat o niezgodności (na przykład przy skróconej nazwie) nie blokuje wysyłki, ale lepiej poprawić dane, żeby wpis był czytelny.

Krok 3. Sekcja B – beneficjenci rzeczywiści

Dla każdej osoby uzupełnij część B.1: PESEL, pierwsze imię, kolejne imiona (opcjonalnie), nazwisko, wszystkie obywatelstwa (można zaznaczyć kilka) i kraj zamieszkania.

W części B.2 zaznacz „Inne uprawnienia”. W fundacji i stowarzyszeniu to jedyna właściwa opcja. Następnie wybierz rodzaj uprawnień z listy i – jeśli to potrzebne – opisz je własnymi słowami. Przykłady opisów:

• „prezes zarządu fundacji (pełna nazwa) uprawniony do samodzielnej reprezentacji”,
• „członek zarządu stowarzyszenia (pełna nazwa) reprezentujący stowarzyszenie łącznie z drugim członkiem zarządu”,
• „fundator fundacji (pełna nazwa) powołujący i odwołujący zarząd na podstawie statutu”.

Kolejnego beneficjenta dodasz przyciskiem „Dodaj beneficjenta”. Zakładka osoby świeci się na czerwono z napisem „Pozycja błędna”, dopóki nie uzupełnisz wszystkich wymaganych pól. Po poprawnym wypełnieniu zmienia kolor na zielony.

Krok 4. Sekcja C – osoby składające zgłoszenie

Wpisz dane każdej osoby, która podpisze zgłoszenie, i wybierz z listy jej funkcję, na przykład członek zarządu. Jeśli zgłaszający jest jednocześnie beneficjentem, nie musisz przepisywać danych – użyj opcji „Kopiuj dane identyfikacyjne, jeżeli Zgłaszający jest także Beneficjentem”.

Przy reprezentacji łącznej dodaj kolejne osoby przyciskiem „Dodaj zgłaszającego”. Każda z nich musi potem podpisać zgłoszenie.

Krok 5. Sekcja D – oświadczenie, podpis i wysyłka

Zaznacz pole „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia” i kliknij „Dalej”. Teraz możesz zapisać zgłoszenie do pliku XML, wrócić do edycji albo podpisać dokument. Po podpisaniu przez wszystkie wymagane osoby kliknij „Wyślij zgłoszenie”, a potem „Akceptuj”.

Ważne. Samo podpisanie nie oznacza złożenia zgłoszenia. Zgłoszenie jest złożone dopiero po wysłaniu i otrzymaniu statusu 200 z możliwością pobrania UPO.

Skopiuj i zapisz numer referencyjny. Tylko na tym etapie możesz podać adres e-mail i zaznaczyć „Załącz PDF zgłoszenia”, aby dostać kopię zgłoszenia pocztą. Szczegóły: Jak sprawdzić status zgłoszenia CRBR i pobrać UPO?.

Jak podpisać, gdy dwie osoby z zarządu są w różnych miastach?

Pierwsza osoba podpisuje zgłoszenie profilem zaufanym, zapisuje je do pliku XML i przesyła drugiej osobie, na przykład e-mailem. Druga osoba wczytuje plik w CRBR przyciskiem „Wczytaj z pliku XML”, podpisuje i wysyła. Pozostałe warianty opisujemy w artykule Jak podpisać zgłoszenie do CRBR?.

Jak zachować dokumentację?

Zachowaj UPO w formacie PDF i XML, numer referencyjny, kopię zgłoszenia oraz uchwały i dokumenty, na podstawie których ustalono beneficjentów. Przydadzą się przy kontroli, przy otwieraniu rachunku bankowego i przy wnioskach grantowych, w których coraz częściej pyta się o wpis w CRBR.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów (gov.pl/web/finanse, crbr.podatki.gov.pl) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została przeredagowana i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.