Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Jak podpisać dokument za pomocą serwisu gov.pl profilem zaufanym?

Autor: FabianOstatnia aktualizacja: ~3 min czytania

Wolisz obejrzeć? Zobacz film

Podpisywanie i weryfikacja dokumentów przez internet to darmowa, szybka i w pełni bezpieczna procedura. Za pomocą oficjalnego serwisu gov.pl możesz nie tylko podpisać umowę czy porozumienie, ale także sprawdzić, czy dokument przesłany przez drugą stronę zawiera prawidłowy podpis elektroniczny.

Poniżej znajdziesz kompletny poradnik, który wyjaśnia, jak podpisać dokument elektronicznie, jak pozycjonować podpis graficzny na systemach Windows i Mac oraz jak zweryfikować podpisy innych osób.

Jakie pliki i jakimi metodami można podpisać?

Usługa jest w 100% bezpłatna. Rządowy system obsługuje niemal wszystkie popularne formaty plików. Za jego pomocą możesz podpisać:

  • Dokumenty tekstowe i biurowe: .pdf, .doc, .docx, .odt, .rtf, .txt, .xls, .xlsx, .ods, .ppt, .pptx, .odp, .csv
  • Grafikę i rysunki techniczne: .jpg, .jpeg, .png, .svg, .tif, .tiff, .geotiff, .jp2, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn
  • Pliki multimedialne (audio/video): .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv
  • Archiwa i pliki skompresowane: .zip, .tar, .gz, .gzip, .gtar, .7z
  • Pliki internetowe i strukturalne: .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt
  • Dedykowane formaty podpisów i certyfikatów: .xps, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc

Trzy metody podpisu elektronicznego

Dokument możesz podpisać na trzy sposoby:

  1. Profil zaufany – pozwala na złożenie bezpłatnego podpisu zaufanego (za pomocą logowania do banku lub aplikacji mObywatel).
  2. E-dowód – dowód osobisty z warstwą elektroniczną, który umożliwia złożenie podpisu osobistego.
  3. Certyfikat kwalifikowany – komercyjny podpis elektroniczny służący do składania podpisu kwalifikowanego.

Podpisywanie dokumentu krok po kroku i pozycjonowanie podpisu

Krok 1: Przygotowanie pliku i ładowanie do systemu

  1. Pobierz załącznik (np. porozumienie) ze swojej skrzynki e-mail i zapisz go na dysku komputera.
  2. Wejdź na oficjalną stronę rządową: Podpisz dokument elektronicznie – Gov.pl.
  3. Kliknij niebieski przycisk PODPISZ LUB SPRAWDŹ DOKUMENT, a następnie wybierz opcję Dodaj plik i wgraj pobrane wcześniej porozumienie. Po załadowaniu dokumentu kliknij Dalej.

Krok 2: Pozycjonowanie podpisu graficznego w tabeli

  1. Pod nazwą wgranego pliku kliknij niebieski napis “Pokaż podgląd dokumentu”.
  2. Zmniejsz widok ekranu do 33%, aby okno podglądu stało się czytelne i wygodne:
    • Na systemie Windows: użyj skrótu klawiszowego Ctrl + - (minus) na klawiaturze.
    • Na systemie Mac (macOS): użyj skrótu klawiszowego Cmd + - (minus).
  3. Przewiń podgląd na ostatnią stronę dokumentu (używając strzałki w prawo).
  4. Zlokalizuj tabelę i miejsce na Twój podpis (zjedź na sam dół lub przewiń do góry tej strony).
  5. Kliknij i przytrzymaj lewym przyciskiem myszy ramkę podpisu, a następnie przeciągnij ją dokładnie pod swoje nazwisko w tabeli.
  6. Kliknij Zapisz.

Krok 3: Autoryzacja podpisem zaufanym

  1. Przywróć domyślny widok ekranu do 100% (skrót Ctrl + 0 na Windows lub Cmd + 0 na Macu).
  2. Kliknij przycisk Podpisz.
  3. Potwierdź tożsamość swoim profilem zaufanym, aplikacją mObywatel lub bankowością elektroniczną.
  4. Na koniec kliknij Pobierz podpisane dokumenty i odeślij plik w odpowiedzi na maila.

Jak sprawdzić, kto podpisał dokument?

Jeśli otrzymałeś plik i chcesz zweryfikować jego autentyczność oraz sprawdzić dane osób, które złożyły na nim podpis elektroniczny, platforma gov.pl również na to pozwala:

  1. Wejdź na tę samą stronę i kliknij PODPISZ LUB SPRAWDŹ DOKUMENT.
  2. Kliknij Dodaj plik i wgraj dokument, który chcesz zweryfikować.
  3. Jeśli w pliku znajdują się już jakiekolwiek e-podpisy, system automatycznie to wykryje i wyświetli przycisk “Sprawdź, kto podpisał”.
  4. Kliknij go, aby zobaczyć szczegóły podpisów, w tym weryfikację tożsamości dokonaną przez aplikację mObywatel, profil zaufany lub systemy bankowe.