Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Poniższe listy kontrolne pomogą uporządkować sprawy rejestrowe w fundacji lub stowarzyszeniu. Możesz je skopiować do dokumentu współdzielonego zespołu albo do systemu zadań.

Przygotowanie organizacji do pracy w PRS

• Każdy członek zarządu ma konto w PRS założone przez profil zaufany albo e-dowód, z przypisanym numerem PESEL.
• Identyfikatory kont członków zarządu i osoby koordynującej sprawy rejestrowe są zapisane w bezpiecznym miejscu.
• Organizacja ma konto podmiotu z co najmniej dwoma administratorami.
• Numery PESEL członków zarządu są ujawnione w KRS – bez tego nie podpiszą zgłoszenia w RDF.
• Adres do doręczeń elektronicznych jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych i ujawniony przez formularz BAE.
• Ustalono, kto i jak często sprawdza „Korespondencję z sądu” oraz skrzynkę e-Doręczeń.
• Organizacja jest zapisana do Newslettera KRS dla własnego numeru KRS.

Zmiana składu zarządu

• Uchwała właściwego organu o odwołaniu i powołaniu członków zarządu, podpisana zgodnie ze statutem.
• Zgody nowych członków na powołanie i dane potrzebne do wpisu, w tym PESEL i adres do doręczeń, jeśli są wymagane.
• Wniosek o zmianę danych z zaznaczonym zakresem dotyczącym organu reprezentacji.
• Formularz BAE, jeśli zmienia się adres do doręczeń elektronicznych, oraz aktualizacja administratorów konta podmiotu.
• Podpis wniosku przez osoby uprawnione według aktualnego sposobu reprezentacji.
• Po wpisie: pobranie nowego odpisu aktualnego i przekazanie go do banku oraz partnerów.

Zmiana statutu

• Uchwała o zmianie statutu podjęta zgodnie z procedurą określoną w statucie, z wymaganymi zgodami (na przykład fundatora lub rady).
• Tekst jednolity statutu z datą.
• Wniosek o zmianę danych z zakresem dotyczącym statutu, a jeśli zmieniają się cele – także celów działania.
• Sprawdzenie, czy zmiana nie wpływa na organ nadzoru, sposób reprezentacji albo status OPP.

Sprawozdanie finansowe

• Ustalenie, czy organizacja składa sprawozdanie do KRS (wpis do rejestru przedsiębiorców), czy do Szefa KAS.
• Sprawozdanie w formacie XML zgodnym ze schematem, podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi.
• Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie i uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty (jeśli dotyczy).
• Złożenie w terminie przez RDF albo e-formularze, a dla OPP dodatkowo publikacja w bazie Narodowego Instytutu Wolności.
• Zachowanie potwierdzeń i sprawdzenie dokumentu w Przeglądarce Dokumentów Finansowych.