Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Złożenie rocznego sprawozdania finansowego do KRS to obowiązek, o którym zarządy najczęściej przypominają sobie w ostatniej chwili. W PRS są dwie drogi: płatna przez e-formularze KRS, w której składa się wniosek o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania (KRS-Z30), oraz bezpłatna przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Obie prowadzą do tego samego efektu – dokumenty trafiają do repozytorium i są publicznie dostępne w Przeglądarce Dokumentów Finansowych – ale różnią się zakresem, interfejsem i tym, kto może z nich skorzystać.

Kto składa sprawozdanie do KRS, a kto do urzędu skarbowego

To pytanie zadaje sobie wiele organizacji pozarządowych i w PRS ma osobne miejsce w sekcji najczęstszych pytań („W jaki sposób należy złożyć dokumenty finansowe dla podmiotów wpisanych do Rejestru Stowarzyszeń?”). Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają dokumenty finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS. Jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców – w tym fundacje i stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej i figurują wyłącznie w rejestrze stowarzyszeń – przekazują sprawozdanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w praktyce przez e-Urząd Skarbowy. Organizacje pożytku publicznego dodatkowo zamieszczają sprawozdania w bazie prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności.

Fundacja lub stowarzyszenie wpisane także do rejestru przedsiębiorców składa więc sprawozdanie do KRS. Lista form prawnych obsługiwanych w RDF obejmuje m.in. „inne osoby prawne wpisywane do rejestru przedsiębiorców”. Ponieważ szczegóły zależą od sytuacji organizacji, zawsze potwierdź właściwą ścieżkę z osobą prowadzącą księgowość. Jak złożyć sprawozdanie przez e-Urząd Skarbowy, opisujemy w artykule e-Urząd Skarbowy dla osób fizycznych i organizacji.

Terminy

Roczne sprawozdanie finansowe zatwierdza się co do zasady nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego, a do KRS składa się je w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia. Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to zwykle zatwierdzenie do 30 czerwca i złożenie do 15 lipca. Terminy wynikają z ustawy o rachunkowości – w szczególnych sytuacjach mogą być inne, a przepisy bywają czasowo zmieniane.

RDF pomaga pilnować terminów. Podmioty, które nie złożyły sprawozdania ani informacji o braku obowiązku, otrzymują automatyczne przypomnienia na konto użytkownika przypisane do podmiotu oraz na adres e-mail powiązany z kontem podmiotu: na miesiąc przed upływem terminu, w dniu upływu terminu i miesiąc po jego upływie. Przypomnienia są wysyłane tylko dla kont podmiotów – to kolejny argument za założeniem konta podmiotu.

Płatna ścieżka – wniosek KRS-Z30 w e-formularzach

W e-formularzach KRS moduł sprawozdań znajdziesz w bloku „Złóż wniosek lub pismo”, na zakładce „Wnioski”, w kategorii „Sprawozdania finansowe”. Do wyboru są trzy formularze: wniosek o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego lub innych dokumentów (KRS-Z30), korekta złożonych dokumentów finansowych oraz wniosek o przyjęcie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych – przeznaczony dla podmiotów wykreślonych oraz dla samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej bez statusu organizacji pożytku publicznego.

1. Uzupełnij nazwę wniosku.
2. W sekcji „Dane podmiotu” wpisz numer KRS i kliknij „Wyszukaj w KRS”.
3. Na zakładce „Wnioskodawca Pełnomocnik” określ, kto składa wniosek, i ewentualnie dodaj pełnomocnika procesowego.
4. Na zakładce „Sąd” wybierz sąd – wystarczy wpisać trzy pierwsze litery miasta. Dane siedziby są pobierane z rejestru.
5. Wybierz rodzaj zgłoszenia i dodaj dokumenty.
6. Podpisz, opłać i złóż wniosek. Przy wniosku możesz wypełnić formatkę BAE oraz – jeśli składasz z konta osoby fizycznej, a podmiot nie ma konta – zgłoszenie potrzeby utworzenia konta podmiotu.

W ramach wniosku KRS-Z30 dostępnych jest pięć rodzajów zgłoszeń, zależnie od formy prawnej: roczne sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe; roczne sprawozdania finansowe grup kapitałowych; informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego; sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju oraz sprawozdawczość z podatku dochodowego. W jednym wniosku składa się dokumenty tylko za jeden okres sprawozdawczy. Wnioski mogą być składane zarówno z konta osoby fizycznej, jak i z konta podmiotu.

Jakie dokumenty składa się w ramach sprawozdania

W rodzaju zgłoszenia „Roczne sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe” można złożyć: roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania, uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty, uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej. Sprawozdanie z działalności można dodać także jako plik ZIP.

Kluczowa jest data sporządzenia sprawozdania. Jeśli sprawozdanie sporządzono po 1 października 2018 r. i nie według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, plik musi być w formacie XML zgodnym ze schematem XSD udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. System sprawdza nie tylko zgodność ze schematem, ale również zgodność danych w pliku z danymi z wniosku: okres sprawozdawczy, numer KRS i datę sporządzenia (przy pliku sporządzonym według schemy w wersji 1-5 numer KRS nie jest sprawdzany). Przy sprawozdaniach według MSR zaznaczasz dodatkowy checkbox i możesz użyć innych formatów, m.in. XHTML i ZIP. Sprawozdania sprzed 1 października 2018 r. składa się jako oddzielne dokumenty – bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową (te trzy obowiązkowo razem), a także ewentualnie rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale – i nie są one walidowane schematem XSD.

Podpisy pod dokumentami finansowymi

Wszystkie dokumenty dodawane do modułu sprawozdań muszą być podpisane elektronicznie. Wyjątki to informacja o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania oraz dokumenty sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju jednostek z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Można dodać tylko dokument, którego wszystkie podpisy są prawidłowe. Akceptowane formaty podpisów to PAdES, XAdES, CAdES, XML.SIG, SIG i P7M, a pliki mogą mieć do 50 MB. Pamiętaj, że podpisy pod samym sprawozdaniem (zgodnie z ustawą o rachunkowości – kierownik jednostki i osoba prowadząca księgi) to co innego niż podpis pod wnioskiem lub zgłoszeniem.

Informacja o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania

Ten rodzaj zgłoszenia jest dostępny wyłącznie dla spółki jawnej i spółki partnerskiej. Jeśli go wybierzesz, system zablokuje pozostałe rodzaje zgłoszeń i odwrotnie. Nie dodaje się w nim żadnego pliku.

Korekta dokumentów finansowych

Jeśli w złożonym sprawozdaniu jest błąd, składasz korektę. W e-formularzach służy do tego osobny formularz „Korekta złożonych dokumentów finansowych”, z czterema rodzajami zgłoszeń (bez informacji o braku obowiązku). W RDF system sam rozpozna, że dla danego okresu dokument już złożono, i oznaczy nowy dokument jako korektę. W jednym zgłoszeniu RDF nie można łączyć dokumentów składanych po raz pierwszy z korektami – korekta zawsze idzie osobnym zgłoszeniem. W Przeglądarce Dokumentów Finansowych korekty są numerowane: dokument 1/3 to dokument pierwotny, a 2/3 i 3/3 to kolejne korekty.