Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Krótkie odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się w związku z Centralnym Rejestrem Umów. Przy wielu z nich znajdziesz odnośnik do szczegółowego artykułu.

Od kiedy działa Centralny Rejestr Umów?

Wnioski o konta jednostki składają od 1 kwietnia 2026 r., a obowiązek publikowania umów obowiązuje od 1 lipca 2026 r. Do rejestru trafiają umowy zawarte od tej daty.

Gdzie sprawdzić umowy urzędu?

Na stronie rejestrumow.gov.pl – bezpłatnie i bez logowania. Więcej: Jak sprawdzić umowy gminy?.

Czy korzystanie z rejestru kosztuje?

Nie – ani dla jednostek, ani dla osób przeglądających dane.

Kto musi publikować umowy?

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych z art. 9 ustawy o finansach publicznych. Nie dotyczy to spółek handlowych ani organizacji pozarządowych. Więcej: Kto musi publikować umowy?.

Czy jest próg kwotowy?

Nie. Obowiązek dotyczy każdej odpłatnej umowy na dostawy, usługi lub roboty budowlane, niezależnie od wartości.

Czy zamówienie złożone e-mailem trzeba wpisać?

Tak, jeśli to odpłatne zamówienie dostawy, usługi lub roboty budowlanej. Wymiana e-maili to umowa w formie dokumentowej. Więcej: Forma umowy a obowiązek wpisu.

Czy faktury trafiają do rejestru?

Nie. Wpisuje się umowy, a nie faktury, rachunki ani dokumenty wewnętrzne.

Czy umowy dotacji trafiają do rejestru?

Nie – nie są zamówieniami. Informacje o dotacjach jednostki publikują osobno.

Czy umowa zlecenia z osobą prywatną trafi do rejestru?

Tak, z imieniem i nazwiskiem zleceniobiorcy, ale bez adresu. Umowy o pracę nie trafiają. Więcej: Czy moje nazwisko trafi do rejestru?.

Ile jest czasu na publikację?

Bez zbędnej zwłoki, najpóźniej 30 dni od zawarcia umowy lub zmiany danych. Więcej: Termin 30 dni.

Czy wartość podaje się z VAT?

Nie – wartość podaje się bez VAT, za cały okres umowy, z opcjami i wznowieniami. Przy umowie bezterminowej – za pierwsze 48 miesięcy.

Czy trzeba wpisywać aneksy?

Tak, jako aktualizację umowy zawartej od 1 lipca 2026 r. Aneksów do starszych umów nie wpisuje się.

Czy umowy ramowe wpisuje się do rejestru?

Nie. Wpisuje się umowy wykonawcze zawarte na ich podstawie.

Czy spółka komunalna publikuje umowy?

Nie. Spółki prawa handlowego nie należą do sektora finansów publicznych.

Czy szkoła ma osobne konto, czy umowy wpisuje gmina?

Zależy, której jednostki plan finansowy obciąża umowa. Jeżeli szkoła jest odrębną jednostką i zawiera umowy obciążające jej plan, powinna mieć własne konto. Więcej: Gmina czy urząd, szkoła czy zespół szkół.

Kto może założyć konto jednostki?

Tylko kierownik jednostki albo jego upoważniony reprezentant. Pracownicy składają osobne wnioski o konta użytkowników.

Czy można mieć wspólny login dla kilku osób?

Nie. W systemie nie ma kont technicznych – każdy użytkownik ma imienne konto.

Czy umowę można usunąć z rejestru?

Przed publikacją można ją usunąć, po publikacji – wycofać z uzasadnieniem. Trwałe usuwanie danych następuje w procesie retencji.

Czy można publikować umowy automatycznie?

Tak, przez API z kluczem X-API-KEY. Więcej: Jak zintegrować system z CRU JSFP przez API?.

Gdzie zadać pytanie ministerstwu?

Jednostki publiczne: [email protected], obywatele i integratorzy zewnętrzni: [email protected].

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.