Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Zanim uznasz, że urząd nie wywiązał się z obowiązku, sprawdź kilka typowych przyczyn. Brak umowy w rejestrze nie zawsze oznacza nieprawidłowość.

Sprawdź, czy umowa w ogóle powinna być w rejestrze

• czy umowę zawarto 1 lipca 2026 r. lub później,
• czy od zawarcia minęło już 30 dni,
• czy jest to odpłatna umowa na dostawy, usługi albo roboty budowlane,
• czy zawarto ją w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (a nie ustnie),
• czy stroną jest jednostka sektora finansów publicznych, a nie spółka komunalna,
• czy umowa nie należy do wyłączeń (obronność, służby, MON, część umów NFZ).

Sprawdź, czy umowa nie jest pod inną jednostką

Umowę wpisuje ta jednostka, której plan finansowy jest obciążony zobowiązaniem, a nie zawsze ta, która ją podpisała. Umowa podpisana przez gminę na rzecz szkoły może być widoczna pod szkołą. Umowę centralnego zamawiającego kilka jednostek wykazuje osobno, każda w swojej części.

Do kogo zgłosić brak lub błąd?

1. Do jednostki, która zawarła umowę. Jej kierownik odpowiada za udostępnianie i aktualizację informacji, w tym za ich zgodność ze stanem faktycznym i prawnym. Napisz do urzędu, podając jak najwięcej szczegółów: przedmiot, przybliżoną datę, wykonawcę.
2. Do Ministerstwa Finansów – w sprawach działania systemu obywatele piszą na adres [email protected].
3. Wniosek o informację publiczną – jeżeli potrzebujesz pełnej informacji o umowie albo umowa nie podlega wpisowi, możesz o nią wystąpić na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Wskazówka. Gdy pytasz urząd o brakującą umowę, nie musisz wskazywać przepisów ani uzasadniać swojego interesu. Wystarczy rzeczowe pytanie, czy i kiedy informacja zostanie opublikowana w Centralnym Rejestrze Umów.

Dane wykonawcy są nieaktualne

Dane polskich firm i jednostek publicznych system pobiera z bazy REGON. Jeżeli nazwa lub adres są błędne, najczęściej trzeba je poprawić w REGON wnioskiem RG-OP (przedsiębiorcy) albo RG-OF (osoby fizyczne). Po aktualizacji urząd może odświeżyć dane w rejestrze.

Umowa zniknęła z rejestru

Jednostka może wycofać umowę z publikacji, ale ministerstwo zaznacza, że powinno to dotyczyć nielicznych sytuacji, na przykład pomyłkowej publikacji. Wycofanie wymaga uzasadnienia, które zostaje w historii systemu. Jeżeli zauważysz, że ważna umowa zniknęła, zapytaj urząd o powód.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.