Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Zgłoszenie do CRBR składa się wyłącznie elektronicznie, bez opłat, na formularzu w serwisie crbr.podatki.gov.pl. Nie trzeba zakładać konta ani logować się do rejestru – logowanie następuje dopiero przy podpisie profilem zaufanym. Cały proces zajmuje zwykle kilkanaście minut, jeśli masz pod ręką potrzebne dane.

Krok 1. Otwórz formularz

Wejdź na stronę crbr.podatki.gov.pl i na kafelku tworzenia zgłoszenia wybierz „Utwórz”. Z listy wybierz formę organizacyjną podmiotu i wpisz NIP. Kliknij „Dalej”.

Uwaga na formę organizacyjną. Na późniejszych etapach formularza nie da się zmienić formy organizacyjnej. Jeżeli podmiot się przekształcił (na przykład ze spółki jawnej w spółkę z o.o.), nową formę wybierasz już w tym pierwszym kroku.

Krok 2. Podaj datę zdarzenia

Data zdarzenia to dzień, od którego powstał obowiązek zgłoszenia – przy pierwszym zgłoszeniu zwykle data wpisu do KRS, przy aktualizacji data faktycznej zmiany. Dla jednej daty zdarzenia może istnieć tylko jedno zgłoszenie. Wybierz „Utwórz nowe zgłoszenie”.

Zgłoszenia składaj w kolejności chronologicznej. System podstawia beneficjentów z ostatniego zgłoszenia, więc dodanie najpierw późniejszej, a potem wcześniejszej daty może sprawić, że rejestr pokaże niepełny stan.

Krok 3. Sekcja A – dane podmiotu

Uzupełnij numer KRS, nazwę i adres siedziby. Adres wybierasz w kolejności: województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica. Listę ulic zobaczysz, gdy zaczniesz wpisywać nazwę. Jeśli ulicy nie ma na liście, zaznacz pole 12 i wpisz ją w polu 11. Gdy adres nie zawiera ulicy, zaznacz pole 13.

Jeżeli dane różnią się od rejestru REGON, pojawi się komunikat. Nie blokuje on wysyłki, ale informacja o niezgodności będzie widoczna pod sekcją A.

Krok 4. Sekcja B – beneficjenci rzeczywiści

Dla każdego beneficjenta wypełnij dane identyfikacyjne (B.1) i informację o udziałach lub uprawnieniach (B.2). W B.2 wybierasz charakter uprawnień:

• „Bezpośrednie uprawnienia właścicielskie” – osoba sama ma udziały, akcje lub wkład,
• „Pośrednie uprawnienia właścicielskie” – osoba kontroluje podmiot przez inną spółkę lub inny podmiot,
• „Inne uprawnienia” – kontrola z innego tytułu, na przykład funkcja w zarządzie fundacji.

Jedna osoba może mieć kilka rodzajów uprawnień – kolejne dodasz przyciskiem „+Dodaj informacje o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta”. Co wpisać w poszczególnych polach, wyjaśniamy w artykule Jakie dane trzeba podać w zgłoszeniu do CRBR?.

Krok 5. Sekcja C – zgłaszający

Wpisz dane osoby lub osób, które składają zgłoszenie, i wybierz ich funkcję z listy. Lista funkcji zależy od formy organizacyjnej. Opcja „zgłaszający – inny” wymaga opisania funkcji, która uprawnia do zgłoszenia. Jeśli zgłaszający jest też beneficjentem, skopiuj jego dane z sekcji B.

Krok 6. Sekcja D – klauzula odpowiedzialności

Zaznacz pole „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia” i kliknij „Dalej”. Na kolejnym ekranie możesz: anulować zgłoszenie, zapisać je do pliku XML, wrócić do edycji albo podpisać dokument. Przycisk „Wyślij zgłoszenie” będzie nieaktywny, dopóki zgłoszenia nie podpisze co najmniej jedna osoba.

Krok 7. Podpisz zgłoszenie

Zgłoszenie podpisujesz podpisem zaufanym (przez profil zaufany) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przy reprezentacji łącznej podpisuje każda wymagana osoba. Szczegóły: Jak podpisać zgłoszenie do CRBR?.

Krok 8. Wyślij i zapisz numer referencyjny

Kliknij „Wyślij zgłoszenie”. System wyświetli komunikat z nazwą podmiotu, NIP i datą zdarzenia. Jeśli dane się zgadzają, wybierz „Akceptuj”. Pojawi się numer referencyjny – skopiuj go i zapisz.

Tylko na tym ekranie możesz podać adres e-mail i zaznaczyć „Załącz PDF zgłoszenia”. Dostaniesz wtedy wiadomość z numerem referencyjnym i plikiem PDF z kopią zgłoszenia. Później nie da się już wygenerować takiego e-maila.

Krok 9. Sprawdź status i pobierz UPO

Na stronie sprawdzania statusu wpisz numer referencyjny. Zgłoszenie jest złożone prawidłowo, gdy pojawi się status „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO (200)”. Pobierz UPO w PDF i XML. Więcej w artykule Jak sprawdzić status zgłoszenia CRBR i pobrać UPO?.

Ważne. Wypełnienie i podpisanie formularza to jeszcze nie złożenie zgłoszenia. Wyznacznikiem złożenia jest możliwość pobrania UPO.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów (gov.pl/web/finanse, crbr.podatki.gov.pl) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została przeredagowana i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.