Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej
Po aktywacji: organizacja pracy ze skrzynką
- Adres do powiadomień – ustaw ogólny adres e-mail fundacji, sprawdzany przez kilka osób, a nie prywatną skrzynkę jednej osoby.
- Użytkownicy i role – nadaj uprawnienia członkom zarządu, osobie prowadzącej księgowość i ewentualnie koordynatorom projektów.
- Foldery i reguły – utwórz foldery tematyczne, np. „Urząd skarbowy”, „Sąd rejestrowy”, „Dotacje”, „Rzecznictwo”, i reguły automatycznie przenoszące do nich pisma.
- Termin 14 dni – ustal, kto i jak często sprawdza skrzynkę. Nieodebrane pismo i tak wywoła skutki prawne, a od daty doręczenia biegną terminy.
- Publikacja adresu – dodaj adres do e-Doręczeń na stronie internetowej, w stopce pism, w danych w Bazie Konkursowej czy w generatorach wniosków grantowych.
- Archiwizacja – regularnie pobieraj ważne pisma wraz z dowodami i przechowuj je w dokumentacji organizacji. Jeśli fundacja korzysta z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, np. EZD RP, rejestruj w nim korespondencję przychodzącą i wychodzącą.
- Zmiany w zarządzie – po każdej zmianie składu zarządu zaktualizuj uprawnienia do skrzynki. Osoba, która przestała pełnić funkcję, nie powinna zachować dostępu do korespondencji fundacji.
- Zmiana danych – po zmianie nazwy lub adresu siedziby złóż w zakładce „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń” wniosek o aktualizację danych w BAE.