Baza wiedzy o serwisach administracji publicznej

Obowiązek wpisu dotyczy umów zawartych w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej albo innej formie szczególnej. W praktyce oznacza to niemal wszystkie umowy, które zostawiają jakikolwiek ślad w postaci zapisu – także zwykłe zamówienie wysłane e-mailem.

Forma pisemna

Obie strony podpisują dokument odręcznie, na papierze. Wymiana skanów dokumentów podpisanych tylko przez jedną stronę nie jest formą pisemną – to forma dokumentowa.

Forma elektroniczna

Oświadczenia woli składa się w dokumencie elektronicznym podpisanym kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi wszystkich stron. Tylko podpis kwalifikowany jest zrównany z podpisem własnoręcznym. Trzeba odróżnić formę elektroniczną od samej postaci elektronicznej – plik PDF bez podpisów kwalifikowanych to nie forma elektroniczna. O różnicach w podpisach piszemy w artykule Podpis kwalifikowany a zaufany – czym się różnią.

Forma dokumentowa

Wystarczy, że oświadczenie woli zapisano w dokumencie, z którego wiadomo, kto je złożył. Podpis nie jest wymagany. Nośnikiem może być na przykład:

• wiadomość e-mail z zamówieniem i e-mail z jego przyjęciem,
• skan dokumentu,
• plik tekstowy lub arkusz kalkulacyjny,
• formularz wypełniony na stronie internetowej i akceptacja regulaminu,
• zdjęcie, nagranie audio lub wideo.

Ważne. Zakupy w sklepie internetowym, rezerwacja hotelu przez stronę czy zamówienie usługi e-mailem to zwykle umowy w formie dokumentowej. Jeżeli są odpłatne i dotyczą dostaw lub usług, trzeba je wpisać do rejestru.

Inna forma szczególna

Na przykład akt notarialny albo forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Umowa ustna

Umowa zawarta tylko słowami, bez żadnego zapisu, nie jest objęta obowiązkiem. Kierownik jednostki może ją jednak dobrowolnie opublikować. Ustawowe formy opierają się na zasadzie pisemności, czyli wyrażeniu treści słowami, cyframi lub znakami, które można odczytać i powielić – także przekazanymi elektronicznie. Pisemność nie oznacza papieru.

Zakup kartą płatniczą w sklepie

Ministerstwo wymienia zakupy realizowane kartą płatniczą przez pracowników zaopatrzenia jako przykład umów wykonywanych od razu – przy wpisie podaje się wtedy okres jednego dnia. Jeżeli umowa ma formę ustną (bez paragonu z danymi czy zamówienia), wpis jest dobrowolny. Przy wątpliwościach warto przyjąć w jednostce jasne zasady wewnętrzne.

Stan na 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Umów JSFP (gov.pl/web/finanse, w tym najczęściej zadawanych pytań, podręcznika użytkownika i dokumentacji API) udostępnianych na licencji CC BY-SA 4.0. Treść została opracowana od nowa własnymi słowami i uzupełniona; artykuł udostępniamy na tej samej licencji.